Tse arşİv mekanlarinin düzenlenmesi hazirlayanlar: Osman sağlam-şakir GÜrsoy arşİv mekânlari I- müstakil arşİvler a- fizikî yerleşim ve alanlarına ait özellikler ile ilgili kurallar




Yüklə 132.94 Kb.
tarix26.04.2016
ölçüsü132.94 Kb.
TSE

ARŞİV MEKANLARININ DÜZENLENMESİ

HAZIRLAYANLAR:  Osman SAĞLAM-Şakir GÜRSOY

ARŞİV MEKÂNLARI

I- MÜSTAKİL ARŞİVLER

A- Fizikî yerleşim ve alanlarına ait özellikler ile ilgili kurallar

1- Arşiv binalarının yapımı ile ilgili her türlü izin, belge, ruhsat vb. alınmış olmalıdır.

2- Arşiv binaları; jeolojik zemin etüdü yapılmış, kendiliklerinden tehlike arz eden, su altında kalan arazilerden, killi ve kaygan, aşırı derecede rutubetli, bataklık ve termitlerin baskınına uğramış yerlerden uzakta inşa edilmelidir.

3- Arşiv binaları, yakınlıkları itibariyle tehlike arz eden yerlerden, havayı çok kirleten fabrikalardan, yangın ve patlama tehlikesi olabilecek gaz, petrol veya patlayıcı madde depolarından, güvenlik tedbirlerinin alınabileceği, bir savaş halinde stratejik maksatlarla kullanılabilecek bölgelerden uzakta inşa edilmelidir.

4- Arşiv binaları için yer seçimi yapılırken, rüzgârların esme yönü, toza karşı korunma yönünden hesap edilmeli, bunun yanı sıra güneş ışınlarının yönü de göz önünde bulundurulmalıdır. Çalışma yerleri güney-güneybatı yönünde, depolar kuzey-kuzeydoğu yönünde inşa edilmelidir.

5- Arşiv binaları için yerleşim yerlerinde, genişleme imkânı olan, etrafında yeterli boş alan bulunan yerler tercih edilmelidir.

6- Arşiv binaları, mümkün olduğu kadar üniversitelere ve devlet dairelerine yakın yerlere inşa edilmelidir.

7- Nükleer silahlara karşı korumayı sağlayacak gerekli derinlikte, iç içe bölmeli, ihtiyacı karşılayacak hacimde yer altı deposu bulunmalıdır.

8- Arşiv depoları çok katlı olarak yapılandırılabilir; ancak bu yükselti 5 katın üzerinde olmamalıdır

B- Yapı ve iç donanım özellikleri

a- Arşiv binalarının özellikleri

1- Arşiv binalarında katlar arası döşemeler ve zemin, tabliye beton ile kaplanmalıdır.

2- Arşiv binalarına personel için yangın acil çıkış kapısı ve merdivenleri konulmalıdır.

3- Arşiv binaları dış ve iç girişleri, kontrollü geçiş ve güvenliği sağlayıcı teknik donanıma sahip olmalıdır.

- Arşiv binası veya kompleksi etrafında gözetim noktaları ve ikazlı kamera sistemi kurulmalıdır.

- Yapılanma içinde görüntü kayıt ve kontrol odası bulunmalı ve gerekli cihazlarla donatılmalıdır.

- Dış cephe ve alanlarda gece ışıklandırılması yapılmalıdır.

4- Arşiv binalarında dikkate alınması gereken en önemli husus, çatıların su geçirmez olmasıdır. Çatı, inşaat tekniğine uygun yapılmalı ve üzeri kiremit ile kaplanmalı, madeni çatı kaplamaları kullanılmamalıdır.

5- Arşiv binalarının inşaatında, betonarme inşaat tarzı tercih edilmeli, rutubete ve sıcaklığa karşı duvar araları yalıtım sağlayan malzeme ile güçlendirilmelidir.

6- Arşiv binalarının içme suyu tesisatı TS 828’e, kullanma suyu TS 266’ya uygun olmalı, TS EN 12056-1, TS EN 12056-2, TS EN 12056-3, TS EN 12056-4’e uygun atık su tesisatı olmalı, ıslak mekânlarda kanalizasyona, fosseptiğe veya arıtma sistemine bağlı ızgaralı ve sifonlu yer süzgeci olmalı, pis sular kanalizasyona veya ızgaralı kanallar ile fosseptiğe akıtılmalıdır.

7- Arşiv binalarının kazan dairesi TS 1257, TS 2192 ve TS 377-6 EN 12953-6 ’ya uygun yapılmalıdır.

8- Kazan dairesinin kapısı, yangın merdiveni veya genel kullanım merdivenlerine açılmamalı, buranın kapısı bina dışına ayrı olarak ve dışarıya doğru açılmalıdır.

9- Klimatizasyon merkezi, arşiv binası dışında olmalıdır.

10- Isıtma merkezi, müstakil bina olarak düşünülmelidir.

11- Arşiv uygulamalarında çalışan personel için uygun yerlerde duş kabinleri bulunmalıdır.

12- Arşiv binalarının elektrik tesisatı TS 1196’ya göre projelendirilmeli, TS IEC 60364-1’e uygun olmalı, elektrik tesisatı ile ilgili güvenlik kuralları TS HD 384.4.41 S2, TS HD 384.4.47 S2, TS IEC 60364-4-4-43 ve TS IEC 60364-4-473’e göre plânlanmış olmalıdır.

13- Arşiv uygulamalarında çalışan personel ve araştırmacılar için ayrı ayrı TS 8357 ’ye uygun WC - lavabo bulunmalıdır.

b- Arşiv depolarının özellikleri

1- Arşiv depoları, arşivlerin kapsam alanı içerisinde oluşan veya oluşacak belge hacmine göre, ihtiyaç oranında inşa edilmelidir.

2- Depo katları arasında, bina içinden ve dış duvar tarafından tahliye merdivenleri yapılmalı, her depodan bu merdivenlere açılan, zemin kattan da dışarıya açılan dayanıklı kapılar konulmalıdır.

3- İnşaat safhasında dayanıklı kapı, döşeme ve duvarlar yapılarak yangına karşı izolasyon sağlanmalıdır.

4- Arşiv belgelerinin en iyi şekilde korunması, sıcaklık ve nem derecesinin tespit edilmesi ve arşiv belgelerinin, neme, mantarlara, küfe ve sıcaklığa karşı korunması için gerekli klimatizasyon sistemi kurulmalıdır.

5- Yangın alarm ve aydınlatma sistemleri depoların tavanına, yangın söndürme ve klimatizasyon sistemleri ise raf blokları üst seviyesi hizasında monte edilmelidir.

6- Arşiv belgelerinin, ultra-viyole ışınlarından korunması için arşiv depolarına pencere sistemleri konulmamalıdır.

7- Katların yüksekliği 2,7 m’yi geçmemelidir.

8- Rafların yüksekliği 2,1 m-2,2 m arasında olmalıdır.

9- Raflar arası genişlik 70 cm - 80 cm, geliş gidiş aralıkları ise 100 cm - 120 cm arasında olmalıdır.

- Raflar paslanmaz çelik yapılmalıdır, siyah sacdan yapılması halinde pasa, manyetik etkileşmeğe ve yangına dayanıklı boya ile boyanmış olmalıdır.

- Raf malzemesinin kalınlığı 1,5 mm - 2 mm arasında seçilmelidir.

- 1 m uzunluğundaki bir raf tableti 100 kg ağırlığı taşıyabilmelidir.

- Her raf gözü uzunluğu 110 cm - 120 cm, derinliği 30 cm, yüksekliği 40 cm olmalı, en alt raf tableti ile zemin arasında 15 cm mesafe bulunmalıdır.

- Defter raflarında yükseklik ve derinlik, defter gruplarının ebatlarına göre dikey yerleşecek şekilde olmalıdır.

- Film raflarının derinliği 30 cm olmalı, yüksekliği ise hareketli raf tabletleriyle ayarlanabilir olmalıdır.

- Yanma ve patlama tehlikesi olan selüloz nitratlı eski filmler kontrol altında ve özel tedbirlerle muhafaza edilmelidir.

- Haritalar, projeler dikey olarak asılmış vaziyette veya büyük ebatta olanlar için özel olarak dizayn edilmiş, dayanıklı çelik dolaplar içerisinde muhafaza edilmelidir.

- Mikrofilm, fotoğraf negatifleri gibi küçük rulolardan oluşmuş belgeler ile mühür, bant , kaset, disket, CD vb. belgeler kendi saklama kapları içinde özel olarak dizayn edilmiş ve bu belgelerin ebatlarına göre raflandırılmış paslanmaz çelik dolaplar da korunmalıdır. Dolaplar siyah sacdan yapılmış ise mıknatıslanmayı önleyici boya ile kaplanmış olmalıdır.

10- Gerek kullanış ve gerekse emniyet sebepleri (klimatizasyon, ulaşım ve muhtemel bir yangının yayılması vb.) dolayısıyla, arşiv depo salonları 150 m2 - 200 m2 ‘yi geçmemelidir.

- Bu depolar 200 m2 ‘yi geçmeyecek salonlar şeklinde, yangına dayanıklı kapı ve duvarlarla bölünmelidir.

- Arşiv mimarisinde, depoların tabanı metrekare başına 1500 kg - 2000 kg yükü taşıyacak sağlamlıkta yapılmalıdır.

- Belli bir plân çerçevesinde depolardaki rafları; raf bloğu, raf bölmesi ve raf gözü dikkate alınarak ayrı ayrı harf ve sayılarla numaralandırarak depolardaki fon ve serilerin yerleşimi belirlenmelidir.

- Fon bilgilerini içeren etiketlerin muhafazası için raf başlarına metal cepler monte edilmelidir.

11- Depoların dış duvarları, depo tabanlarına destek vazifesi gördükleri gibi, aynı zamanda kapatma vazifesini de yüklendiklerinden rutubete ve güneş ışığına karşı mutlaka izolasyon sağlanmalıdır.

12- Binanın dış duvar ve destekleri etrafına nem, böcek ve mikroorganizmalar için korunma kanalları yapılmalıdır.

13- Arşiv depoları ve binaların proje aşamasında, toza karşı korunma için açık yerlerin az tutulmasına dikkat edilmelidir.

14- Depolarda, raflar arası genişliğe ve geliş-gidiş aralıklarına uygun olarak dizayn edilmiş evrak arabaları bulundurulmalıdır.



c- Arşiv personelinin çalışma mahalleri ile bürolar

1- Arşiv depoları ile çalışma mahalleri birbirine yakın ve irtibatlı olmalıdır.

2- Arşiv belgelerinin geliş mahalli, arşiv belgelerinin ilk geliş ve giriş yaptığı yerdir.

- Arşiv hizmetlerinin özelliğine göre düzenlenmeli, genellikle 40 m2 - 50 m2 ‘den aşağı olmamalıdır.

- Mimarî proje şekillendirilirken, bu mahallerin depolara yakın ve onlarla bağlantılı olmasına dikkat edilmelidir.

- Özellikle dışarıdan gelecek arşiv belgelerinin giriş ve geçiş yapacağı bu mahaller, dışarıyla temasta olmalı ve doğrudan doğruya dışarıya açılmalıdır.

3- Gelen arşiv belgelerinin lüzumu halinde önceden tozdan arındırılması ve dezenfeksiyonu için etüv mahalli yapılmalı, etüv mahalli, malzemenin geliş ve giriş yaptığı kısma çok yakın olmalıdır.

4- Belgelerin ayrılması ve tasnifi için ısıtma, aydınlatma ve havalandırma sistemleri kurulmuş, içerisi ayırma ve tasnif masası ile madeni raflarla donatılmış 50 m2 ‘lik bir salon tanzim edilmelidir. İhtiyaca göre birden fazla ve araları cam bölmelerle ayrılmış salonlar plânlanabilir.

5- Saklanmasına gerek görülmeyen belgeler için 40 m2 - 50 m2 ‘lik imha odası tanzim edilmeli, ihtiyaca göre küçük veya büyük kâğıt kıyma ve balyalama makinesi bulundurulmalıdır.

6- Bir arşivde arşivin türüne, hizmet fonksiyonuna, iş akımına, arşivde çalışanların sayısına göre, iyi aydınlatılmış, havalandırma ve ısıtma sistemleri yapılmış, idarî ve servis personeli için en az 25 m2 ‘lik bürolar düzenlenmeli, mümkün olduğu kadar gürültüden uzak tutulmalıdır.

7- Belgelerin hizmete sunulması ve korunması amacıyla ikinci nüshalarını oluşturacak ve onları dijital veya elektronik ortamlara aktaracak çağdaş teknoloji ile donatılmış, 15 m2 - 20 m2 arasında sayısal arşivleme ünitesi tanzim edilmelidir.

8- Fotoğraf ve mikrofilm atölyesi, bir arşivde fotoğraf atölyesinin hizmet fonksiyonları, programlı mikrofilm çekimlerine ve günlük çalışmalara göre ayrı önem taşır.

- Bir fotoğraf atölyesinde, görüntü çekimi, filmlerin banyosu ve kâğıt üzerine çekim için üç ayrı yer tanzim edilmeli ve ayrıca malzeme dolapları olmalıdır.

- Resim çekmek için tek kamerası bulunan bir atölyede, en az 15 m2 - 20 m2 ‘lik alan bulunmalıdır.

- Her atölyede en az bir mikrofilm çekim kamerası olmalıdır.

- Fotoğraf ve mikrofilm atölyelerinde, banyo ve çekim odaları karanlık olmalıdır.

- Atölyelere su ve doğal gaz bağlantısı yapılmalıdır.

- Kullanılan kimyevi maddelere ve elektrikli cihazlara karşı gerekli emniyet tedbirleri alınmalıdır.

9- Hizmeti hızlandırmak ve okuyucu ihtiyaçlarını karşılamak için fotokopi vb. tekniklerle arşiv belgelerinin çoğaltmalarını yapabilmek için araştırmacı mahalline yakın bir yerde çoğaltma (röprodüksiyon) odası düzenlenmelidir.

10- Belge ve dokümanları ciltlemek, katalog hazırlamak, defter, kütük, kitap gibi ciltli malzemelerin ciltlerini yenilemek, tamir etmek, büyük çaplı röprodüksiyon (çoğaltma) işlerini yapmak, belge yayını ve arşivcilik uygulamalarına ilişkin hazırlanan yayınları ve çevirileri basmak için cilt ve baskı atölyesi kurulmalıdır.

- Bu atölyelere su, doğal gaz, elektrik bağlantısı yapılmalıdır.

- Atölyelerin, kullanılan kimyevi maddeler sebebiyle havalandırma tesisine sahip olmalı ve muhtemel bir yangın tehlikesine karşı gerekli emniyet tedbirleri ile korunmalıdır.

- Bu atölyedeki hizmetlerin özelliğine göre gerekli alet ve makinelerle donatılmalıdır.

11- Yıpranmış ve zarar görmüş belgelerin laminasyon, düzleştirme, kurutma, nemlendirme vb. tekniklerle restorasyonu için en az 420 m2 ’lik alan tanzim edilmeli ve bu alan 100 m2, 40 m2, dört adet 20 m2 ‘lik bölümlere ayrılmalı ve 200 m2 ‘ si boş bırakılmalı ve gerekli aletlerle donatılmalıdır. Restorasyon atölyesi için zemin katlar tercih edilmelidir.

12- Arşiv binalarında yeterli büyüklükte giriş holü ve bu mekân içerisinde herkese açık olmayan mekânlarda çalışan personel için ziyaretçi kabul salonu bulunmalıdır.

d- Araştırmacılara açık mahaller

1- Danışma bürosu, arşivden nasıl yararlanılacağı hususunda ilk bilgilerin verildiği yer olup arşiv binası girişinde ve genellikle okuma salonuna yakın bir yerde olmalıdır.

2- Okuma salonu, girişe yakın bir yerde ve aynı zamanda depolarla mutlaka bağlantılı olmalıdır.

- Okuma salonu içerisinde veya ona bağlantılı olarak hemen yanında araştırmacıların isteklerini karşılamak ve araştırmacı - depo bağlantısını sağlamak için bir müracaat servisi veya bankosu bulunmalıdır.

- Okuma salonu içerisinde, bilgisayar, repertuarlar, envanterler ve kataloglar yer almalıdır.

- Okuma salonunun genişliği ilke olarak okuyucu başına en az 5 m2 olarak hesaplanır. Eğer bilgisayar okuyucu salonunda yer alacak ise, bu alan daha geniş olarak düşünülmelidir.

- Genel arşivlerde, okuma salonuna bitişik tek kişilik özel çalışma yerleri tanzim edilmelidir. Daktilo, bilgisayar, steno makinesi ile çalışmak isteyenler, teyp kullananlar veya uzun süre çeşitli kaynak belgeler üzerinde çalışma yapacaklar, mikrofilm okuyacaklar veya wood lambası ışığında matlaşmış vesikaları inceleyecek olanlar için 10 m2 -15 m2 ’lik genişlik uygundur.

- Okuma salonunda, araştırmacıların devamlı başvuracakları bir kitaplık bulunmalıdır. Bu kitaplık, okuma salonu içerisinde duvarlar boyunca, çekme kat balkonlarında veya okuma salonuna açılan bir yerde düzenlenebilir.

- Okuma salonunda aydınlatma, ısıtma ve havalandırma sağlanmalı, her okuyucu masasına ayrıca aydınlatıcı sistem kurulmalıdır.

3- Kütüphane ve dokümantasyon ünitesi, özellikle devlet arşivleri ve bağımsız arşivlerde, bu arşivlerin türüne ve hizmet fonksiyonlarına uygun olarak kurulmalıdır. Bu üniteler bir arada veya bağlantılı olarak ayrı ayrı da düzenlenebilir. Bu düzenlemede, okuma salonuna yakınlık ve irtibat düşünülmelidir.

4- Konferans, toplantı, sergi, müze, eğitim ve öğretim salonları, arşivin türüne ve hizmet fonksiyonlarına uygun şekilde düzenlenmeli, her biri için en az 75 m2 - 100 m2 ’lik bir alan ayrılmalıdır.

5- Sigara salonu, vestiyer ve kantin arşivlerde herkese açık olmak üzere, okuma salonuna yakın bir yerde yer almalıdır.

6- Arşivde 50 ve üzerinde personel çalışması halinde sağlık odası ve personeli bulunmalıdır.

7- Arşivde TS 9881 ’e uygun otopark yer almalıdır.



C- Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar

1- Arşivin duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.

2- Arşiv binasında TS 622’ ye uygun yıldırımlık (paratoner) tesis edilmelidir.

3- Arşiv binasının her katında ayrı bir elektrik şarteli bulunmalı; ayrıca merkezî bir şartel kumanda merkezi kurulmalıdır.

4- Depoların elektrik tesisatı, elektrik süpürgeleri, nemlendirme, kurutma vb. cihazları kullanabilmek için prizler bulunmalıdır. Bu prizler ana geçişlerde, zeminden 40 cm - 50 cm yükseğe yerleştirilmeli, her 3 m - 5 m ’ye yerleştirilen prizler, kapaklı olmalıdır.

5- Merdiven ve asansör boşlukları, projede, depolardan ve çalışma mahallerinden uzakta yer almamalıdır. Ayrıca, merdiven ve asansörlerin katlara açılan kapıları, yangın tehlikesinde ateşin yayılmasına engel olacak şekilde dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır. Personelin ve diğer kişilerin kullandığı asansörler ve merdivenler depolardan uzakta yer almalıdır.

6- Yangın tehlikesi otomatik olarak kontrol edilmeli, bunun için özellikle depolarda, atölyelerde ve diğer çalışma mahallerinde ısı ve duman yükselmesini kendiliğinden ölçen ve duruma göre ihbarda bulunan dedektörler kullanılmalıdır.

7- Yangın, TS 12115 ’e göre söndürülmelidir. Arşiv binaları, depolar, girişler ve diğer çalışma mahallerinde TS 862 ’ye uygun sıvı madde içermeyen yangın söndürücü tüpler bulundurulmalıdır.

8.- Arşiv binasında mutlaka bir yangın merdiveni ve dayanıklı acil çıkış kapısı bulunmalıdır.

9- Arşiv binalarının, özellikle zemin katları kapalı olmalı, hırsızlığa karşı depo kapıları birden fazla kilit, şifre veya çeşitli algılayıcılarla (parmak izi, göz vb.) takviye edilerek gerekli emniyet tedbirleri alınmalıdır.

10- Çok kıymetli arşiv belgeleri için özel yerler inşa edilmelidir.

11- Bina ve çalışma mahalli girişleri, depo girişleri, tahliye ve acil çıkış kapıları ile okuma salonlarında kameralı güvenlik sistemleri kurulmalıdır.

12- Arşiv binalarının çatıları, su geçirmez malzeme ile kaplanmalı, çatı tabanlarında izolasyon maddesi kullanılmalı ve su olukları depolar üzerinden geçirilmemelidir.

13- Rutubete karşı, özellikle kapalı mahallerde ve depolarda hava ve toz süzgeçleri kullanılmalı, depolardaki sıcaklığı 12 0C - 18 0C ‘da sabit tutacak bir ısıtma sistemi kurulmalı, depolarda ısı durumunu gösterir termometreler bulunmalıdır.

14- Depolardaki arşiv belgelerinin kurumasına ve çeşitli fizikî değişikliklere uğramasını engellemek için, nem oranını % 50 - % 60 arasında tutan, havayı su buharı ile nemlendiren rutubet alıcı sistem kurulmalı, depolarda nem ölçer (higrometre) bulundurulmalıdır.

15- Arşiv depolarında mekanik havalandırma TS 3419 ve TS 3420 ’ye uygun olmalıdır.

16- Arşiv depolarında, kuru havaya karşı, çatı ile son kat arasına tecrit tavanı konmalıdır.

17- Fazla ve devamlı güneş ışığı arşiv belgelerini ve bu belgeler üzerindeki yazı ve süsleme malzemesini tahrip edeceğinden, depolar ve depolardaki belgeler güneş ışığından korunmalı, depolarda pencere bulunmamalıdır.

18- Mevcut arşiv depolarında, pencerelerde güneş ışınlarından koruyucu gerekli düzenlemeler yapılmalı, raf blokları pencerelere göre dikey olarak tanzim edilmelidir.

19- Depolarda TS 8358’e uygun, böceklerin ve kemirgenlerin sızmasını ve mikroorganizmaların üremesini önleyecek her türlü tedbir alınmalı, özel döşeme malzemesi kullanılmalıdır.

20- Arşiv binalarında ve depolarında zeminler; tozlanmayı önleyici kaplama beton veya karışımlarla takviye edilmelidir.

21- Elektrik lambaları kalın ve mat, cam fanus içine alınmalı, flüoresan aydınlatmadan kaçınılmalıdır.

22- Koruma tedbiri olarak belgeler raflara arşiv kutusu veya etrafı kapalı bağcıklı klasörler içinde yerleştirilmeli, arşiv kutusu içindeki her belge, belge gömleğine, belge gömlekleri de dosya içerisine konulmalıdır.

23- Hava kirliliği vb. tesirlerle asit oranı yüksek belgelerin asitliliğini nötralize etmek için dezadifikasyon metotları uygulanmalı, bunun için gerekli gereçler bulundurulmalıdır.

24- Mikrofilmler, fotoğraf negatifleri, sinema filmleri vb. belgeler madeni “film kutuları” içerisinde rulolar halinde saklanmalıdır.

25- Fotoğraflar ve plâklar asit üretmeyen, dayanıklı, cep biçimindeki arşiv zarfları içinde barındırılmalıdır.

26- Defterler ebatlarına uygun “arşiv kutusu” içerisinde saklanmalıdır.

27- Mühürler ayrı ayrı madenî kutular içinde saklanmalıdır.

28- İçlerine belgelerin yerleştirildiği her türlü saklama kabı üzerine depolardaki yer durumunu belirten ve gerekli bilgileri içeren mevzuat çerçevesinde özel olarak hazırlanmış etiketler yapıştırılmalıdır.

29- Herkesin girebileceği yerlerle çalışma mahalleri birbirinden tecrit edilmeli, bu bölümler arasındaki geçişleri kontrol altına alacak teknik donanım sağlanmalıdır.

30- Arşiv belgelerinin kaybolması, yok olması ve tahrip olmasına karşı alınacak en önemli tedbir çağdaş metotlarla ikinci nüshalarını oluşturarak, sayısal ortamlarda muhafaza edilmelidir.

31- Arşiv binaları ile lojmanlar birbirinden tecrit edilmelidir.



II- KURUM ARŞİVLERİ

A- Fizikî yerleşim ve alanlarına ait özellikler ile ilgili kurallar

1- Kurum arşivleri, hizmet binası içerisinde olmalıdır.

2- Kurum arşivlerinde, binaların zemin katları tercih edilmeli, bodrum ve katlar tercih edilmemelidir.

3- Kurum arşivleri hizmet binalarının bitişiğine müstakil olarak yapılabilir, bu durumda mutlaka kapalı bir geçiş koridoru yapılmalıdır.

4- Yangına neden olabilecek kazan dairesi, kalorifer ve elektrik sistemlerinden uzakta yer almalıdır.

5- Su baskınına neden olacak yapılanmalardan kaçınılmalıdır.



B- Yapı ve iç donanım özellikleri

a- Kurum arşiv depolarının özellikleri

1- İnşaat safhasında yangına dayanıklı kapı, döşeme ve duvarlar yapılarak izolasyon sağlanmalıdır.

2- Arşiv belgelerinin en iyi şekilde korunması, sıcaklık ve nem derecesinin tespit edilmesi ve arşiv belgelerinin neme, mantarlara, küfe ve sıcaklığa karşı korunması için gerekli klimatizasyon sistemi kurulmalıdır.

3- Arşiv belgelerinin, ultra-viyole ışınlarından korunması için arşiv depolarına, pencere sistemleri konulmamalıdır.

4- Katların yüksekliği 2,7 m’yi geçmemelidir.

5- Rafların yüksekliği 2,1 m-2,2 m arasında olmalıdır.

6- Yangın alarm ve aydınlatma sistemleri depoların tavanına, yangın söndürme ve klimatizasyon sistemleri ise raf blokları üst seviyesi hizasında monte edilmelidir.

7- Raflar arası genişlik 70 cm - 80 cm, geliş - gidiş aralıkları ise 100 cm - 120 cm arasında olmalıdır.

- Raflar paslanmaz çelik yapılmalıdır, siyah sacdan yapılması halinde pasa, manyetik etkileşmeğe ve yangına dayanıklı boya ile boyanmış olmalıdır.

- Raf malzemesinin kalınlığı 1,5 mm - 2 mm arasında seçilmelidir.

- 1 m uzunluğundaki bir raf tableti 100 kg ağırlığı taşıyabilmelidir.

- Her raf gözü uzunluğu 110 cm - 120 cm, derinliği 30 cm, yüksekliği 40 cm olmalı, en alt raf tableti ile zemin arasında 15 cm mesafe bulunmalıdır.

- Defter raflarında yükseklik 60 cm, derinlik 50 cm olmalıdır.

- Film raflarının derinliği 30 cm olmalı, yüksekliği ise hareketli raf tabletleriyle ayarlanabilir olmalıdır.

- Yanma ve patlama tehlikesi olan selüloz nitratlı eski filmler kontrol altında ve özel tedbirlerle muhafaza edilmelidir.

- Haritalar, projeler dikey olarak asılmış vaziyette veya büyük ebatta olanlar için özel olarak dizayn edilmiş, dayanıklı çelik dolaplar içerisinde muhafaza edilmelidir.

- Mikrofilm, fotoğraf negatifleri gibi küçük rulolardan oluşmuş belgeler ile mühür, bant , kaset, disket, CD vb. belgeler kendi saklama kapları içinde özel olarak dizayn edilmiş ve bu belgelerin ebatlarına göre raflandırılmış paslanmaz çelik dolaplar da korunmalıdır. Dolaplar siyah sacdan yapılmış ise mıknatıslanmayı önleyici boya ile kaplanmış olmalıdır.

3- Gerek kullanış ve gerekse emniyet sebepleri (klimatizasyon, ulaşım ve muhtemel bir yangının yayılması gibi) dolayısıyla, arşiv depo salonları 150 m2-200 m2 ’yi geçmemelidir.

- Bu depolar 200 m2 ’yi geçmeyecek salonlar şeklinde, yangına dayanıklı kapı ve duvarlarla bölünmelidir.

- Arşiv mimarisinde, depoların tabanı metrekare başına 1500 kg - 2000 kg yükü taşıyacak sağlamlıkta yapılmalıdır.

- Belli bir plân çerçevesinde depolardaki rafları; raf bloğu, raf bölmesi ve raf gözü dikkate alınarak ayrı ayrı harf ve sayılarla numaralandırarak depolardaki fon ve serilerin yerleşimi belirlenmelidir.

- Fon bilgilerini içeren etiketlerin muhafazası için raf başlarına metal cepler monte edilmelidir.

4- Binanın dış duvar ve destekleri etrafına nem, böcek ve mikroorganizmalar için korunma kanalları yapılmalıdır.

5- Depolarda, raflar arası genişliğe ve geliş-gidiş aralıklarına uygun olarak dizayn edilmiş evrak arabaları bulundurulmalıdır.



b- Kurum arşiv personelinin çalışma mahalleri

1- Arşiv belgelerini ayırma ve tasnif mahalli, arşivin çalışma yerlerinden biri olup iyi ısıtılmalı, aydınlatılmalı ve havalandırılmalıdır. Ayırma ve tasnif birlikte yapılacak ise, buna uygun olarak düzenlenmeli, duvarlar boyunca madeni raflar ve tasnif yapabilmek için uzun masalar bulundurulmalıdır.

2- Bir arşivde arşivin türüne, hizmet fonksiyonuna, iş akımına, arşivde çalışanların sayısına göre, iyi aydınlatılmış, havalandırma ve ısıtma sistemleri yapılmış, en az 25 m2 ’lik bürolar düzenlenmeli, mümkün olduğu kadar gürültüden uzak tutulmalıdır.

3- Kurum arşivlerinde, araştırmacıların araştırma yapabileceği uygun mekânlar düzenlenmelidir.



c- Arşiv malzemelerinin korunması ile ilgili kurallar

1- İçlerine belgelerin yerleştirildiği her türlü saklama kabı üzerine depolardaki yer durumunu belirten ve gerekli bilgileri içeren mevzuat çerçevesinde özel olarak hazırlanmış etiketler yapıştırılmalıdır.

2- Duvar, döşeme, kapılar vb. yangına dayanıklı malzeme ile yapılmalıdır.

3- Depoların elektrik tesisatı, elektrik süpürgeleri, nemlendirme, kurutma vb. cihazları kullanabilmek için prizler bulunmalıdır. Bu prizler ana geçişlerde, zeminden 40 cm - 50 cm yükseğe yerleştirilmeli, her 3 m - 5 m ‘ye yerleştirilen prizler, kapaklı olmalıdır.

4- Yangın tehlikesi otomatik olarak kontrol edilmeli, bunun için özellikle depolarda ve diğer çalışma mahallerinde ısı ve duman yükselmesini kendiliğinden ölçen ve duruma göre ihbarda bulunan dedektörler kullanılmalıdır.

5- Yangın, TS 12115 ’e göre söndürülmelidir. Depolar ve çalışma mahallerinin uygun yerlerinde TS 862 ’ye uygun sıvı madde içermeyen yangın söndürücü tüpler bulundurulmalıdır.

6- Kurum arşiv deposunda dış etkenlere dayanıklı ve dışa açılır pozisyonda acil çıkış kapısı bulunmalıdır.

7- Arşiv depo kapıları, hırsızlığa karşı birden fazla kilit, şifre vb. ile gerekli emniyet tedbirleri alınmalıdır.

8- Çok kıymetli arşiv belgeleri için özel yerler olmalıdır.

9- Rutubete karşı, özellikle kapalı mahallerde ve depolarda hava ve toz süzgeçleri kullanılmalı, depolardaki sıcaklığı 12 0C - 18 0C ‘da sabit tutacak bir ısıtma sistemi kurulmalı, depolarda ısı durumunu gösterir termometreler bulunmalıdır.

10- Depolardaki arşiv belgelerinin kurumasına ve çeşitli fizikî değişikliklere uğramasını engellemek için, nem oranını % 50 - % 60 arasında tutan, havayı su buharı ile nemlendiren rutubet alıcı sistem kurulmalı, depolarda nem ölçer (higrometre) bulundurulmalıdır.

11- Arşiv depolarında mekanik havalandırma TS 3419 ve TS 3420 ’ye uygun olmalıdır.

12- Fazla ve devamlı güneş ışığı arşiv belgelerini ve bu belgeler üzerindeki yazı ve süsleme malzemesini tahrip edeceğinden, depolar ve depolardaki belgeler güneş ışığından korunmalı, depolarda pencere bulunmamalıdır.

13- Mevcut arşiv depolarında, pencerelerde güneş ışınlarından koruyucu gerekli düzenlemeler yapılmalı, raf blokları pencerelere göre dikey olarak tanzim edilmelidir.

14- Depolarda TS 8358’e uygun, böceklerin ve kemirgenlerin sızmasını ve mikroorganizmaların üremesini önleyecek her türlü tedbir alınmalı, özel döşeme malzemesi kullanılmalıdır.

15- Depoların zemini, tozlanmayı önleyici kaplama veya beton karışımlarla takviye edilmelidir.

16- Elektrik lambaları kalın ve mat, cam fanus içine alınmalı, flüoresan aydınlatmadan kaçınılmalıdır.

17- Koruma tedbiri olarak belgeler raflara arşiv kutusu veya etrafı kapalı bağcıklı klâsörler içinde yerleştirilmeli; arşiv kutusu içindeki her belge, belge gömleğine, belge gömlekleri de dosya içerisine konulmalıdır.

18- Mikrofilmler, fotoğraf negatifleri, sinema filmleri vb. belgeler madeni “film kutuları” içerisinde rulolar halinde saklanmalıdır.

19- Fotoğraflar ve plâklar asit üretmeyen, dayanıklı cep biçimindeki arşiv zarfları içinde barındırılmalıdır.

20- Defterler ebatlarına uygun “arşiv kutusu” içerisinde saklanmalıdır.

III- BİRİM-ÜNİTE ARŞİVLERİ

A- Fizikî yerleşim ve alanlarına ait özellikler ile ilgili kurallar

1- Birim-ünite arşivleri için evrak akışı yoğunluğuna göre kapalı mekânlar tahsis edilmelidir.

2- Birim-ünite arşivleri, kurumun veya birimin bünyesinde olmalıdır.

3- Birim-ünite arşivleri, yangına neden olabilecek unsurlardan uzakta yer almalıdır.

4- Birim-ünite arşivleri, sel baskınına açık mahallerde olmamalı, arşiv mekânları içerisinde su baskınına neden olacak tesisatlar bulunmamalıdır.

B- Yapı ve iç donanım özellikleri

1- Arşiv belgelerini, neme ve sıcaklığa karşı korumak için gerekli teknik tedbirlerin alınması gerekir.

2- Arşiv belgelerinin, ultra-viyole ışınlarından korunması için arşiv mekânlarında gerekli tedbirler alınmalıdır.

3- Arşiv mekânlarının yüksekliği 2,7 m’yi geçmemelidir.

4- Yangın alarm ve aydınlatma sistemleri depoların tavanına monte edilmelidir.

5- Raflar arası genişlik 70 cm - 80 cm, geliş - gidiş aralıkları ise 100 cm - 120 cm arasında olmalıdır.

- Raflar paslanmaz çelik yapılmalıdır, siyah sacdan yapılması halinde pasa, manyetik etkileşmeğe ve yangına dayanıklı boya ile boyanmış olmalıdır.

- Raf malzemesinin kalınlığı 1,5 mm - 2 mm arasında seçilmelidir.

- 1 m uzunluğundaki bir raf tableti 100 kg ağırlığı taşıyabilmelidir.

- Her raf gözü uzunluğu 110 cm - 120 cm, derinliği 30 cm, yüksekliği 40 cm olmalı, en alt raf tableti ile zemin arasında 15 cm mesafe bulunmalıdır.

- Film raflarının derinliği 30 cm olmalı, yüksekliği ise hareketli raf tabletleriyle ayarlanabilir olmalıdır.

- Yanma ve patlama tehlikesi olan selüloz nitratlı eski filmler kontrol altında ve özel tedbirlerle muhafaza edilmelidir.

- Haritalar, projeler dikey olarak asılmış vaziyette veya büyük ebatta olanlar için özel olarak dizayn edilmiş, dayanıklı çelik dolaplar içerisinde muhafaza edilmelidir.

- Mikrofilm, fotoğraf negatifleri gibi küçük rulolardan oluşmuş belgeler ile mühür, bant, kaset, disket, CD vb. belgeler kendi saklama kapları içinde özel olarak dizayn edilmiş ve bu belgelerin ebatlarına göre raflandırılmış paslanmaz çelik dolaplar da korunmalıdır. Dolaplar siyah sacdan yapılmış ise mıknatıslanmayı önleyici boya ile kaplanmış olmalıdır.

6- Arşiv mekânlarında, elektrik süpürgeleri, nemlendirme, kurutma vb. cihazları kullanabilmek için prizler bulunmalı ve bu prizler kapaklı olmalıdır.

7- Yangın tehlikesi otomatik olarak kontrol edilmeli, arşiv mekânlarında ve çalışma mahallerinde ısı ve duman yükselmesini kendiliğinden ölçen ve duruma göre ihbarda bulunan dedektörler kullanılmalıdır.

8- Yangın, TS 12115 ’e göre söndürülmelidir. Depolar ve çalışma mahallerinin uygun yerlerinde TS 862 ’ye uygun sıvı madde içermeyen yangın söndürücü tüpler bulundurulmalıdır.

9- Hırsızlığa karşı arşiv mekânları kilitli tutulmalı, diğer emniyet tedbirleri alınmalıdır.

10- Arşiv mekânlarında aşırı ısıya, neme, tozlanmaya vb. etkenlere karşı havalandırma sağlanmalı, bu mekânlarda termometre ve higrometre bulundurulmalıdır.

11- Depolarda TS 8358’e uygun, böceklerin ve kemirgenlerin sızmasını ve mikroorganizmaların üremesini önleyecek her türlü tedbir alınmalıdır.

12- Fazla ve devamlı güneş ışığı arşiv belgelerini ve bu belgeler üzerindeki yazı ve süsleme malzemesini tahrip edeceğinden, belgeler güneş ışığından korunmalıdır.

13- Mikrofilmler, fotoğraf negatifleri, sinema filmleri vb. belgeler madenî “film kutuları” içerisinde rulolar halinde saklanmalıdır.

14- Fotoğraflar ve plâklar asit üretmeyen, dayanıklı cep biçimindeki arşiv zarfları içinde barındırılmalıdır.

15- Defterler ebatlarına uygun “arşiv kutusu” içerisinde saklanmalıdır.

16- İçlerine belgelerin yerleştirildiği her türlü saklama kabı üzerine arşiv mekânlarındaki yer durumunu belirten ve gerekli bilgileri içeren mevzuat çerçevesinde özel olarak hazırlanmış etiketler yapıştırılmalıdır.

IV- ÇALIŞAN PERSONEL İLE İLGİLİ KURALLAR

1- Arşivci (Arşivist), üniversitelerin ilgili bölümlerinden (Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi, Tarih, Edebiyat, İlahiyat vb.) mezun olmalıdır

2- Arşiv uzmanı, üniversitelerin meslekî ve genel kültür formasyonu kazandıran ve Osmanlıca öğreten Arşivcilik, Kütüphanecilik, Bilgi ve Belge Yönetimi ile Tarih, Edebiyat, İlahiyat fakülteleri’nin yanı sıra arşiv uygulamalarının yürütülmesinde ihtiyaç duyulan alanlarından mezun olmuş; lisan üstü eğitim almış, arşivcilik metot ve teknikleri ile arşiv uygulamaları konusunda özel olarak yetiştirilmiş, arşivlerde en az 3 yıl çalışarak tecrübe kazanmış kişilerden olmalıdır.

3- Yardımcı arşiv elemanı en az lise mezunu olmalı; ayrıca arşivcilik ve arşiv uygulamaları konusunda hizmet içi eğitim almalıdır.

4- Kurum arşiv sorumlusu ve görevlileri üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olmalıdır. Kurum arşivinde en az 3 arşiv uzmanı veya arşiv görevlisi ve ihtiyaca göre yardımcı arşiv elemanı bulundurulmalıdır.

5- Arşivlerde çalışan teknisyenler, ilgi alanlarında meslekî formasyona ve belgeye sahip olmalıdır.

6- Arşiv çalışanlarının görev, yetki ve sorumlulukları belirlenmiş ve ilgililere tebliğ edilmiş olmalıdır.

V- ARŞİV MEKÂNLARI İLE İLGİLİ TARİFLER

A- Arşivcilik ile ilgili tarifler

1- Arşiv: Kurumların, gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler, yaptıkları haberleşme veya işlemler sonucu meydana gelen (toplanan, biriken) ilmî, idarî, hukukî vb. maksatla saklanan belgeleri, söz konusu belgelere bakan kurum ve bunları barındıran yerler.

2- Arşivcilik: Arşiv teorisini ve uygulamalarını konu edinen bilim dalı.

3- Arşiv teorisi: Arşiv uygulamalarının dayandığı temel ilmî düşünce ve kuralların tamamı.

3- Belge: Kamu kurum ve kuruluşları ile özel ve tüzel kişilerin iş ve işlemleri neticesinde teşekkül eden, üretim biçimi ve donanım ortamı ne şekilde olursa olsun bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli, elektronik vb. ortamlarda üretilmiş malzeme.

4- Dezadifikasyon: Belgelerin asitliliğini gidermek, yani nötralize etmek için kullanılan değişik kimyevî metotlar.

5- Dosya plânı: Belgelerin aranıldığında kolaylıkla bulunabilmesi ve kullanılabilmesi için hazırlanan ve genellikle alfabetik, sayısal, alfanümerik vb. simge türüne göre adlandırılan sınıflama türü.

6- Dezenfeksiyon: Arşiv belgelerini tahrip eden bakterileri, mantarları, küfleri yok etmeğe yarayan kimyevî metotlar.

7- Düzleştirme: Katlanmış, kırışmış arşiv belgelerinin okunma ve korunmalarını kolaylaştırmak için yapılan işlem.

8- Envanter: Arşiv fonları meydana getiren belgelerin, sistematik bir şekilde hazırlanan sayım ve döküm listesi.

9- Katalog: Bir veya birçok fona ait, aynı cins belgelerin gruplaştırıldığı envanter.

10- Laminasyon: İki selüloz asetat yaprağı ve saf selüloz alfa kağıdı arasına konan belgelenin, sıcaklık ve basınç tesiri ile birleştirilip, plâstikleşmesini sağlayan bir koruma ve restorasyon tekniği.

11- Restorasyon: Yıpranmış arşiv belgelerini, eski sağlam durumlarına getirmek gayesiyle yapılan tamirat.

12- Röprografi: Belgelerin çoğaltılması için kullanılan tekniklerin tamamı.

13- Röprodüksiyon: Bir belgenin örneklerini, aynı biçim altında değişik röprografik tekniklerle çoğaltma işlemi.

14- Saklama plânı: Belgelerin, son işlem tarihlerinden sonra, birim ve kurum arşivlerinde ne kadar süre ile saklanacaklarına, bu süreler sonunda hangi işlemlere tâbi tutulacaklarına dair değerlendirmeleri ifade eden listeler.

15- Saklanmasına gerek görülmeyen belge: Cari işlemleri devresinde bir değere sahip olduğu halde, gelecekte kullanılmasına lüzum görülmeyen, arşiv belgesi ile arşivlik belge dışında kalan, hukukî kıymetini ve bir delil olma vasfını kaybetmiş belge.

16- Seri: Bir arşiv fonun içerisindeki aynı cins belgelerin sırası.

17- Arşiv uygulamaları: Arşivlerin kuruluşu, organizasyonu, arşiv depoları ve mekânlarının düzenlenmesi, arşivcinin eğitimi, arşiv ve arşivlik belgenin tespiti, toplanması, korunması, tasnifi, tercümesi, restorasyonu, röprodüksiyonu, elektronik ortama aktarılması, envanterlerinin, ve kataloglarının hazırlanması, kullanıma sunulması, yayınlanması çalışmaları ile bunların takibi, kontrolü ve denetimi ile ilgili iş ve işlemlerin bütünü.

18- Arşiv belgesi (malzemesi): Son işlem tarihi üzerinden on beş yıl geçmiş ve kesin sonuca bağlanmış olup da günlük iş akışı içerisinde aktivitesi bulunmayan, varsa tâbi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama plânlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, ekonomik, sosyal, kültürel, hukukî, idarî, askerî, dinî, ilmî, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik, teknik vb. herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken yazılmış, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belge.

19- Arşivlik belge (malzeme): Zaman bakımından henüz arşiv malzemesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından saklama plânları doğrultusunda “süresiz” veya “uzun süre” elde bulundurulması gerekli olan belge.

20- Arşiv tekniği: Arşiv binaları, depoları, mekânları ve bunların teçhizat ve ekipmanları ile arşiv ve arşivlik belgelerin korunması, tasnifi, tercümesi, restorasyonu, röprodüksiyonu, elektronik ortama aktarılması, envanterlerinin ve kataloglarının hazırlanması, kullanıma sunulması, yayıma hazırlanması metot ve tekniklerinin bütünü.

21- Arşiv fonu: Kurum ve kuruluşların, gerçek ve tüzel kişilerin görevleri ve faaliyetleri sonucunda dosya plânına uygun olarak oluşan belgelerin bütünü.

22- Tasnif: Arşiv fonları ve arşiv serileri içerisinde belgelerin kolaylıkla bulunması ve kullanılabilmesi için, temel arşivcilik teorisi ve teknikleri uyarınca dosya plânı esas alınarak belgelerin konu numarasına göre veya konu numarası ile birlikte kronolojik, alfabetik ve coğrafik olarak sıraya konulması ve düzenlenmesi işlemi.



B- Arşiv mekânları ile ilgili tarifler

1- Arşiv deposu: Arşiv belgelerin ve fonlarını muhafaza etmek, barındırmak amacı ile özel olarak inşa edilmiş ve düzenlenmiş yapı veya yapıların tamamı.

2- Arşiv mekânları: Belgelerin muhafazası, korunması, barındırılması ile arşiv iş ve işlemlerinin yürütülmesi ve yönetilmesi amacı ile özel olarak inşa edilmiş veya düzenlenmiş yapılar veya yapı kompleksleri ile bunlara ait mekânlar.

3- Bağımsız arşivler: Devlet arşivlerine, arşiv belgelerini intikal ettirmeyecek olan kamu kurum ve kuruluşları ile hizmet özelliği bakımından arşivlik belgeyi uzun süreli olarak ellerinde bulundurma zorunluluğu olan kamu kurum ve kuruluşlarının arşiv binaları, depoları ve bu mekânlar ile kurum veya kuruluşun arşiv iş ve işlemlerinden sorumlu arşiv yönetimi.

4- Birim arşivi: Belgelerin saklama plânları çerçevesinde belirli bir süre muhafaza etmek amacıyla düzenlenmiş depo, raf, dolap gibi muhafaza ortamları ve bu ortamlar ile birimin arşiv iş ve işlemlerinin yanı sıra arşiv sistematiği içerisinde belgelerin akışından ve arşiv yönetimleri arasındaki koordinasyondan sorumlu arşiv yönetimi.

5- Devlet arşivi: Kamu kurum ve kuruluşlarının işlemleri sonucu teşekkül eden, saklama süreleri sonucunda arşiv belgesi hüviyetini kazanan belgelerin tasnifini müteakip nihai olarak intikal ettirildiği arşiv binası ve depoları, devletin arşiv politikalarından ve hizmetlerinden sorumlu en üst arşiv yönetimi olan kamu kuruluşu.

6- Kurum arşivi: Belgelerin saklama plânları çerçevesinde belirli bir süre muhafaza edildiği arşiv depoları ve bu depolar ile kurumun arşiv iş ve işlemlerinin yanı sıra arşiv sistematiği içerisinde belgelerin akışından ve arşiv yönetimleri arasındaki koordinasyondan sorumlu merkezî arşiv yönetim.

7- Özel arşiv: Arşiv belgesi ve arşivlik belge hükmünde olup, kamu kurum ve kuruluşları dışındaki tüzel kişilerin elinde bulunan belgelerin meydana getirdiği arşivler.

8- Ünite arşivi: Evrakın üretildiği çalışma alanlarında, günlük iş akımı içerisinde kullanılmakta olup, yoğunluk arzeden belgelerin muhafazası için doğal olarak oluşmuş depo, oda, raf, dolap gibi muhafaza ortamları.

C- Arşiv ekipmanları ile ilgili tarifler

1- Arşiv kutusu: Arşiv belgelerinin muhafazası için asit derecisi düşük, dayanıklı, mikroorganizmaların üremesine sebep olacak maddeleri içermeyen ve nem çekmeyen presman malzemeden özel olarak imal edilmiş kutu.

2- Evrak arabası: Belgeleri taşımak için, belli ölçülerde dizayn edilmiş, elle hareket ettirilen, lâstik tekerlekli araba.

3- Arşiv zarfı: İçerisinde arşiv belgelerinin konduğu, dayanıklı kağıttan yapılmış cep biçiminde koruma vasıtası.

4- Cilt: Dağılmaktan korumak için dikilmiş ve üzerine kap geçirilmiş evrak demeti.

5- Defter: Bir araya getirilerek dikilmiş ve ciltlenmiş yapraklar grubu.

6- Dosya: İkiye katlanmış karton veya dayanıklı kağıttan yapılmış belgelerin veya belge gömleklerinin konulduğu koruma vasıtası.

7- Etüv: Arşiv belgelerini tozdan ve mikroorganizmalardan arındıran araç.

8- Film kutuları: Mikrofilmleri, fotoğraf negatiflerini, sinema filmleri vb. malzemeleri 20 m., 30 m., 60 m. Ve 120 m. Standart uzunluklarda rulolar halinde saklamaya yarayan metal kutular.

9- Belge gömleği: Bir arşiv belgesini muhafaza etmek için, ikiye katlanmış kalın kağıttan koruma vasıtası.

10- Higrometre: Nem ölçen alet.

11- Klâsör: İçerisinde belli bir sıraya göre konmuş belgeleri muhafaza eden, kalın mukavvadan yapılmış bağcıklı veya bağcıksız koruma vasıtası.

12- Klimatizasyon: Arşiv depolarında saklanan arşiv belgelerinin en iyi şekilde korunması için sıcaklık, nem, hava kuruluğu ve hava kirlenmesini önleyen sistem.

13- Kütük: Resmî kararların, nüfus kayıtlarının, ilâm ve hüccetlerin aynen veya özetlenerek yazıldığı büyük boydaki ciltli defterler.

14- Raflar: Üzerine arşiv belgelerinin yerleştirildiği, çeşitli sayıda katlardan meydana gelen madenî barındırma vasıtası.

15- Tablet: Raflarda, raf direklerinin dik yan kenarlarına veya sadece yan kenarlarına tutturulan, üzerine arşiv belgelerinin konduğu bir raf gözünün tabanını oluşturan standart ölçülerdeki hareketli veya sabit malzeme.

16- Ayırma ve tasnif masası: Üzerinde arşiv belgelerin ayırma, özet, kodlama vb. tasnif işlemlerinin yapıldığı masa.

17- Wood lambası: Arşivlerde ıslanmış veya herhangi bir sebeple okunmaz hale gelmiş arşiv belgelerini okuma cihazı.



D- Çalışan personel ile ilgili tarifler

1- Arşiv yöneticileri: Arşiv iş ve işlemlerinin yürütülmesinden, kontrolünden ve denetiminden sorumlu, arşivcilik konusunda özel eğitim veya tecrübeye sahip her kademedeki kişiler.

2- Arşivci (Arşivist): Değişik arşiv çalışmalarını yürüten veya yöneten ve arşivcilik konusunda özel eğitim görmüş veya tecrübe kazanmış kişi.

3- Arşiv uzmanı: Arşivcilik metot ve teknikleri doğrultusunda, her alandaki arşiv uygulamalarının yürüten veya bu uygulamaların yürütülmesinde, bilgi ve tecrübesinden istifade edilen yetişmiş arşivci.

4- Yardımcı arşiv elemanı: Arşiv iş ve işlemlerinin yerine getirilmesinde, uzmanlık veya teknik eğitim gerektirmeyen hususlarda arşiv uzmanına ve teknik personele yardımcı olan yeterli bilgi ve beceriye sahip kişi.

5- Kurum arşiv sorumlusu







Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©azrefs.org 2016
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə