Excel'de tablo oluşturmak




Yüklə 146.32 Kb.
tarix22.04.2016
ölçüsü146.32 Kb.
EXCEL'DE TABLO OLUŞTURMAK
-Microsoft Excel'i Başlatmak.

-Çalışma Ortamını Tanımak.

-Yardım Almak.
I. GİRİŞ

Microsoft Excel©, Microsoft firması tarafından geliştirilmiş bir hesap tablosu (çalışma tablosu) programıdır. Özellikle bilgisayar üzerinde hesaplama ağırlıklı çalışmaların yapılmasını sağlar. Örneğin bütçe yapmak gibi çalışmalar, Microsoft Excel için ideal çalışmalardır.

Microsoft Excel ile yapabilecekleriniz sadece bütçe ya da istatistik ile sınırlı kalmaz. Özellikle sayısal bilgilerin işlenmesinde idealdir. Bunlar mühendislik hesaplamaları olabilir, muhasebe bilgileri olabilir, finansal hesaplamalar olabilir, aritmetik işlemler ya da özel formüller olabilir.

Excel, Microsoft Office ailesi içinde yer alır. Genellikle yüklenmesi de Office programı içinde olur. Dünyada yüz milyonları aşan kullanıcısı vardır ve hemen her bilgisayar kullanıcının bildiği programlardandır. Ancak daha etkin ve doğru kullanmak açısından kitaplara ve eğitime ihtiyacımız vardır.

NOT: Excel kimi firmalar için çok önemlidir. Bütün satış analizleri ya da yaşamsal mali bilgiler diyelim Excel'de tutulur. Bu anlamda iyi bir Excel kullanıcı olmak size iyi işler (fırsatlar) sağlayabilir.

A. EXCEL 2000'İ BAŞLATMAK

Excel 2000'i başlatmak için çok sayıda yöntem kullanılabilir.

Office araç çubuğundan:

Excel simgesine tıklayarak. ya da;

Start (Başlat) menüsünden: Start (Başlat) düğmesine tıklanır. Programs işaret edilir. Ardından Microsoft Excel seçilir.


II. ÇALIŞMA ORTAMI

Microsoft Excel programı çalıştırıldıktan sonra, çalışma ortamı olarak adlandırdığımız programın kullanıcı arabirimi ekrana gelir. Bu ortam üzerindeki menüler, araç çubukları ve diğer kontroller aracılığıyla program kullanılır.

Şekil 10-1: Excel Çalışma Ortamı

Başlık Çubuğu:

Microsoft Excel'in ve açılan dosyanın adını taşır. Excel'e ilk girişte ortamda açılan workbook'un bir adı yoktur. Bu ad Excel tarafından Book1 (Kitap1), Book2. biçiminde verilir. Bu adlar birer geçici ya da temsili addır. Daha sonra tablo kaydedileceği zaman File (Dosya) menüsünden Save As (Farklı Kaydet) komutu ile dosyaya anlamlı bir ad verilir.

Menü Çubuğu:

Microsoft Excel'in sahip olduğu menüleri taşır ve gösterir. Örneğin File (Dosya), Edit (Düzen) gibi komutlar menü çubuğunda yer alır.

Standart Araç çubuğu:

Üzerinde Open (Aç), Save (Kaydet) ve Print (Yazdır) gibi genel kullanıma ait düğmeler bulunur.
Formatting Araç Çubuğu:

Üzerinde metin ya da paragrafları biçimlemek için düğmeler bulunur. Yazı fontları, koyu yazma vb.

Formula Bar (Formül Çubuğu):

Formüllerin görüldüğü bir alandır. Özellikle bir formül sonucu oluşan değerlerin bulunduğu hücrenin izlenmesi ve diğer işlemlerin yapılması için kullanılır.

Microsoft Excel 2000, verilerin hücre içinde değiştirilmelerine izin verir.

Formül çubuğu hakkında ilk bilgiler:

-Üzerinde çarpı işareti bulunan birinci kırmızı düğme Cancel anlamındadır.

-İkinci yeşil tuş ise OK anlamına gelir. Aynı işlemi ENTER tuşuna basarak da yapabilirsiniz.

-Fx düğmesi ise bir fonksiyonu kolayca bulup girebileceğimiz Function Wizard (İşlev Sihirbazı) düğmesidir.

Status Bar (Durum Çubuğu):

Status Bar çalışma ekranın en altında bulunur. Bu çubuk yapılan işlemleri yazı ile size tanımlar. Ayrıca büyük harf (CAPS), Sayısal (NUM) vb. tuş takımından hangisinin aktif olduğunu belirtir.

İsterseniz Status Bar'ın ekrana çıkmasını engelleyebilirsiniz. Bu işlem için View menüsünden, Status Bar seçeneğini seçmeniz gerekir. Bu alanda işlemlerle ilgili mesaj ve bilgi de verilir.

Sütun Başlıkları:

Excel ortamının en önemli kısmı çalışma tablosunun (worksheet) bulunduğu alandır. Bu alan verileri girdiğimiz ve sonuçları gördüğümüz yerdir.

Her sütunun üstünde yer alan, sütun seçmek, sütun genişliğini arttırmak ya da azaltmak için kullanılan ve üzerinde A'dan IV'ye kadar 256 tane alfabetik referanslar bulunan bölüm.

Şekil 10-2: Hücre Referansları



Satır Başlıkları:

Her satırın solunda yer alan, satır seçmek, satır yüksekliğini arttırmak ya da azaltmak için kullanılan ve üzerinde 1'den 65,536'a kadar sayısal referanslar bulunan bölüm.

A. WORKSHEET (ÇALIŞMA SAYFASI)

Worksheet (çalışma sayfası, sayfa ya da tablo olarak da adlandırılır), Excel'in temel çalışma ortamıdır. Veriler bu çalışma alanının hücrelerine girilir. Worksheet A'dan Z'ye, sonra da aynı trafik plakalarında olduğu gibi AA'dan IV'ye kadar olmak üzere, 256 tane sütuna ve 1'den başlayıp, 65536'ya kadar devam eden satıra sahiptir.

Görüldüğü gibi bir worksheet satır ve sütunlardan oluşur. Bu alanların kesiştiği yer ise, Cell (Hücre) olarak adlandırılır. Hücreler aynı amiral battı oyunundaki gibi sütun adı ve satır numarası ile adlandırılırlar. Bu düzen bir matrise, belki de bir satranç tahtasına da benzetilebilir.

Hücreler A1'den başlayıp IV65536'ya kadar devam eder. Yani sol üstteki birinci hücre A1, sağ alttaki sonuncu hücre IV65536'dır. Aşağıdaki tablo bir worksheet içindeki hücrelerin adlandırılmaları konusunda size yardımcı olacaktır.
Şekil 10-3: Çalışma Sayfası

Hücre (cell):

Worksheet üzerindeki her bir kutucuğa hücre (cell) denir. Bu kutular A1, A2, K15 gibi adreslerle gösterilir. Bu gösterim biçimine referans denir.

Hücreler verilerin ve formüllerin içine girildiği alanlardır. Excel'deki bütün çalışmalar hücreler üzerinde çalışılarak yapılır.


ÇALIŞMA TABLOSUNU ORGANİZE ETMEK

Amaçlar:

-Yeni Bir Çalışma Kitabı ve Sayfası Oluşturmak.

-Satır ve Sütunları Düzenlemek.

-Veri Girmek.

I. ÇALIŞMA SAYFASI (WORKSHEET) VE ÇALIŞMA KİTABI (WORKBOOK)

Çalışma sayfası ve çalışma kitabı, Excel kullanırken üzerinde çalıştığımız alanı ifade eder. Hesaplama yapacağımız veriler, çalışma tablosunda yer alan hücrelere girilir ve hücrelerin adresi aracılığıyla hesaplamalar yapılır. Bu nedenle verilerin düzeni ve hesaplamaların yapılması bakımında çalışma sayfalarının ve kitaplarının iyi şekilde planlanması ve kullanılması gerekir.

Çalışma kitabı, çalışma sayfalarını içerir. Bir konteyner ya da bir dosyadır ve Excel içinden açılan kaydedilen bilgileri taşır. Bir çalışma kitabında varsayılan olarak üç, gereksinime göre de çok sayıda çalışma sayfası açılabilir.

Şöyle düşünebilirsiniz; çalışma kitabı bir kitap. Çalışma sayfaları da aynı kitabın sayfaları gibi sayfalar.

A. ÇALIŞMA KİTABINA YENİ BİR SAYFA EKLEMEK

Excel başlatıldığında ortamda Kitap1 (Book1) adıyla bir çalışma kitabı ve Sayfa1 (Sheet1) adıyla bir sayfa açılır. Excel ile yaratacağınız bir ya da daha çok sayfa (sheet) bir dosya olan çalışma kitabı içinde saklanır.

B. ÇALIŞMA KİTABINI KAYDETMEK

Yarattığınız çalışma sayfalarını tekrar kullanmak ya da kaydetmek istiyorsanız, yapmanız gereken onu sabit diske kaydetmektir. Bu işlem için File (Dosya) menüsünden Kaydet (Save) komutu kullanılır.

II. VERİLERİMİZİ SÜTUN VE SATIR (TABLO) OLARAK DÜZENLEMEK

Excel ile verilerimizi düzenlemek istediğimizde ilk olarak yapmamız gereken verilerimizi bu sütun ve satır yapısına uygun bir hale getirmektir.

Örnek:


Giderler Ocak

Kira 200


Sigorta 100

Visa 100


Telefon 50

Cep Telefon 20

Digiturk 12

Migros 100

Kitap 20

Giyim 100

Benzin 100

Otobüs 20

Taksi 20

Öğlen Yemeği 20

Vergiler 20

Toplam 882

Hepimizin iyi bildiği bir şeyi (aylık giderlerimizi) düşünelim. Aylık giderlerimizi bir Excel sayfasına yazıp toplayabiliriz. Ancak bu iyi bir Excel kullanımı anlamına gelmez. Giderlerimizi belli türlere ayırıp sınıfladığımızda, aylar, yıllar olarak düzenlediğimizde, ortalamalar, artışlar, azalışları ortaya çıkardığımızda, hatta tasarruflarımızı ya da faiz hesaplamalarımızı da yaptığımızda Excel'den yararlanmış oluruz.

Örnek:


Kişisel Giderler OCAK

Giyim 100

Visa 100

Cep Telefon 20

Öğlen Yemeği 20

Kitap 20
Genel Giderler

Kira 200

Telefon 20

Migros 100

Temizlikçi 60

Vergiler 20

Digiturk 20

Aidatlar 20

Sigortalar

Hayat 30

Sağlık 30

Emlak 20

Kasko 20


Vergiler

Emlak 20


Çevre 10

Otomobil

Benzin 100

Bakım 50
A. SAYFA ÜZERİNDE İŞLEMLER

Bir sayfa temel veri girişinin ve işlemlerinin yapıldığı yerdir.

Veri Girişi:

Verileri girmek istediğiniz hücreye tıklayın ya da ok tuşlarıyla gidin ve veriyi yazın. Veri girişini bitirmek için mutlaka ENTER tuşuna basın.

İPUCU: Aktif hücre. Excel'de sayfa üzerinde veri girilecek hücre diğerlerinde farklı bir görünümdedir. Kalın çerçeveli olan bu hücre üzerinde bulunulan ve veri girişi yapılacak olan hücreyi tanımlar. Bu hücre aktif hücre olarak adlandırılır.

Hareket:

Bir çalışma sayfasının hücreleri arasında hareket edebilmek için herhangi bir hücrenin üzerine tıklayın. Bir hücreyi tıklatmak, o hücreyi aktif hücre haline getirir. Sayfanın diğer bölgelerini görüntüleyebilmek için ok tuşlarını, sağ taraftaki dikey ve alt taraftaki yatay kaydırma çubuklarını kullanabilirsiniz.

Çalışma sayfaları üzerinde hareket tuşları:

İşlem Yapmanız gereken

Bir satır aşağı ya da yukarı Dikey kaydırma çubuğundaki oklara tıklayın.

Bir sütun sola ya da sağa Yatay kaydırma çubuğundaki oklara tıklayın.

Bir pencere aşağı ya da yukarı: Dikey kaydırma çubuğunda kaydırma kutusunun altına ya da üstüne tıklayın.

Bir pencere sola ya da sağa Yatay kaydırma çubuğunda kaydırma kutusunun soluna ya da sağına tıklayın.

Büyük bir mesafe Kaydırma kutusunu istediğiniz yere sürükleyin.

Sayfalar Arasında Geçiş: Sayfa tablarına tıklayarak ya da CTRL+PgUp ve PgDown


Excel'de açılan çalışma kitapları üç çalışma sayfası içerir. Yeni bir Excel çalışma kitabı açtığınızda kaşınıza üç tane sayfa açılır. Daha sonradan bunlara eklemeler ya da çıkartmalar yapılabilir. Üstünde çalışmak istediğiniz sayfayı seçmek için, alt taraftan sayfaların (Sayfa1) adlarını gördüğünüz yerden, sayfa sekmesine (sheet tabı) tıklayın. Eğer sayfa adları içinde, istediğiniz sayfanın adını göremezseniz, sekmeyi görebilmek için sekme kaydırma düğmelerini kullanarak sayfanızın sekmesini bulun.
Yeni Bir Sayfa Ekleme:
Bir çalışma kitabına yeni bir çalışma sayfası eklemek için Insert (Ekle) menüsünden Worksheet (Sayfa) komutu kullanılır.
III. VERİ DÜZENLEME İŞLEMLERİ

Veri düzenleme işlemleri; verilerin girişi, düzeltilmesi, seçilmesi, silinmesi, kopyalanması gibi rutin işlemleri kapsar.


A. YAPILAN İŞLEMLERİ İPTAL ETMEK (UNDO (GERİ AL)

Excel size yaptığınız işlemlerden den vazgeçme olanağı sağlar. Örneğin bir silme işleminin ardından, bu işlemden vazgeçmek istediniz. İşte hemen Undo düğmesine tıklayabilirsiniz. Herhangi bir işlemi yerine getirdikten hemen sonra kararınızı değiştirebilir ya da işlemi geriye döndürmek (iptal etmek) isteyebilirsiniz. Bunun için Undo (Geri Al) komutunu kullanabilirsiniz.

Undo (Geri Al) işlemi için şunlardan biri yapılır.

-Fare ile Undo (Geri Al) düğmesine tıklanır.

-Edit menüsünden Undo komutu seçilir.

-CTRL+Z tuşlarına tıklayın.


B. SEÇİM

Windows altında çalışan bütün uygulamalarda bir prensip vardır. İşlem yapmak istediğiniz veriyi işaretlemeniz gerekir. Ardından işlem yapmak gerekir.


Excel'de en çok yapılan işlem seçim işlemidir. Bir hücreye veri girecekseniz, bir hücreyi ya da bir alanı silecekseniz, kopyalayacaksanız, taşıyacaksanız, biçimleyecekseniz ya da o veri alanı üzerinde herhangi bir işlem yapılacaksanız, önce o hücre ya da veri alanını seçmeniz gerekir. Seçme işlemi genellikle fare ile yapılır.
Seçilebilecek Excel elemanları:
Seçim Yapmanız gereken

Tek bir hücre Hücreye fare ile tıklayın ya da klavyeden ok tuşlarıyla giderek.

Bir alan Alanın ilk hücresini tıklatıp, sonuncuya kadar sürükleyin.

Bitişik olmayan hücre ya da hücre alanları: Önce ilk hücre ya da hücre aralığını seçip, sonra CTRL tuşunu basılı tutarak diğer hücre ya da

aralıkları seçin.

Geniş bir hücre aralığı Önce aralıktaki ilk hücreyi tıklatıp sonra SHIFT tuşunu basılı tutarak aralıktaki son hücreyi tıklayın. Son hücreyi görünür hale getirmek için kaydırma çubuklarını kullanabilirsiniz.

Tüm bir satır Satır başlığına tıklayın.

Tüm bir sütun Sütun başlığına tıklayın.

Bitişik satır ya da sütunlar Satır ya da sütun başlığı boyunca sürükleyin ya da önce ilk satır ya da sütunu seçip sonra SHIFT tuşuna basılı tutarak, son satır ya da sütunu seçin.

Bitişik olmayan satır ya da sütunlar: Önce ilk satır ya da sütunu seçip sonra CTRL tuşuna basılı tutarak diğer satır ya da sütunları seçin.

Bir çalışma sayfasının tüm hücreleri: Çalışma Sayfasının sol üst köşesinde satır ve sütun başlıklarının kesiştiği, boş düğmeyi tıklayın
C. KOPYALAMA VE TAŞIMA

Kopyalama (copy) ve taşıma (move) işlemi çalışma tablosu üzerindeki verilerin yer değiştirmesi ya da bir yerdeki verilerin diğer bir yere kopyalanması ile ilgili işlemleri kapsar.

Hücre İçindeki Verileri Taşıma ya da Kopyalama

Veriyi kısa bir mesafeye taşımanın ya da kopyalamanın en kolay yolu hücreleri seçmek ve hücre kenarlığını fare ile sürüklemektir. Hücreleri daha uzun bir mesafeye, diğer bir sayfa, çalışma kitabı ya da uygulamaya taşımak ya da kopyalamak için Cut, Copy ve Paste düğmelerini kullanın.

Kopyalamak:

Edit (Düzen) menüsünü kullanarak;

1.Kopyalanacak alanı seçin.

2.Edit (Düzen) menüsünden, Copy (Kopyala) komutunu seçin.

3.Kopyalanacak yere fare ile tıklanır ya da hedef hücreye ok tuşlarıyla gelinir.

4.Edit (Düzen) menüsünden Paste (Yapıştır) komutu seçilir.


Taşımak:

Edit (Düzen) menüsünü kullanarak;


1.Taşınacak alanı seçin.

2.Edit (Düzen) menüsünden Cut (Kes) komutunu seçin.

3.Taşınacak yere fare ile tıklanır ya da hedef hücreye ok tuşlarıyla gelinir.

4.Edit (Düzen) menüsünden, Paste (Yapıştır) seçeneği seçilir.


FORMÜL GİRMEK

Amaçlar:


-Veri Girmek.

-Hesaplama Yapmak

-Temel Fonksiyonları Kullanmak.

-Mutlak ve Göreceli Alanları Anlamak.


I. VERİ GİRMEK

Hani, Excel görsel bir hesap makinesi idiydi ya? İşte bu hesaplama yetenekleri formüller aracılığıyla sağlanır. Bu derste formüllerle birlikte hücrelere girilen verilere de bakacağız.


Sonuç almak için önce verilerinizi Excel'e girmeniz gerekir. Örneğin 2002 yılı bütçesinin analizi yapılacaksa; 2002 yılının satış, maliyet vb bilgileri bir ya da daha çok çalışma tablosu olarak Excel'e girilmelidir. Veri girişi özellikle veri türleri ve biçimi bakımından uygun şekilde yapılmalıdır.
İPUCU: Veri girişini bitirmek için mutlaka ENTER tuşuna basın.
İPUCU: Veri girişi sırasında mevcut sütun genişlikleri yeterli gelmezse iki sütun arasındaki çizgiye fare ile yaklaşın. Fare simgesi iki başlı ok olduğunda sol tuşa basarak sürükleyin ve sütunu genişletin.
A. GİRİLEN VERİLERİN TÜRÜ

Hücre içine girilen veriler sabit veriler ve formül girmek olmak üzere ikiye ayrılır. Sabit veriler bir hücreye bir sayı ya da metin bilgi girmek anlamına gelir. Bir sabit değer bir sayı, tarih ya da bir de sözcük olabilir.


Metin bilgiler daha çok sütün başlıkları ve diğer tanımlayıcı bilgileri ifade ederler. Örneğin ürün adı, ya da personel adı, adresi gibi. Sayısal bilgiler ise adet, miktar, faiz oranı gibi üzerinde aritmetik işlem yapılan verilerdir. Örneğin satış miktarı, fiyatı, hizmet süresi gibi.

Bir tabloda metin ve sayısal bilgiler girmek


OCAK 2001
Kişisel Giderler OCAK

Giyim 100

Visa 100

Cep Telefon 20

Öğlen Yemeği 20

Kitap 20
Yukarıdaki tabloda "OCAK2001" olarak girilen değer bir hücreye metin bilginin girilmesidir.


İPUCU: Excel sayısal verileri daha iyi okunmaları için sağa yaslar. Metin verileri ise sola yaslar.
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.
B. FORMÜL GİRMEK

Excel'in en önemli özelliği hücreye girilen formüldür. Çünkü formül diğer hücreler içindeki veriler üzerinde istediğiniz işlemi yapmanızı sağlar. Bir faiz hesabı, bir ortalama hesabı hücreye gireceğiniz formül sayesinde gerçekleşecektir.


Hücreye formül girmek için = tuşuna basılarak (SHIFT+0) başlanır. Formül girilir ardından ENTER tuşuna basılarak sonuç bulunulan hücreye döndürülür.
Formül:
=A1+A2
Anlamı: A1 hücresindeki değerle A2 hücresindeki değeri topla ve bulunduğun (formülün yazıldığı) yere topla.
Örnek:
Ürünler/satış adedi Ocak Şubat

A MALI 20 12

B MALI 22 12

C MALI 12 9

D MALI 2 1
Toplam =b2+b3+b4+b5 =c2+c3+c4+c5
Bir hücreye bir formül girişinin ardından Excel formülleri hesaplayarak sonucunu hücreye yerleştirir.
Ürünler/satış adedi Ocak Şubat
A MALI 20 12

B MALI 22 12

C MALI 12 9

D MALI 2 1

Toplam 56 34
Aynı işlem SUM fonksiyonu aracılığıyla da yapılabilir:
Ürünler/satış adedi Ocak Şubat
A MALI 20 12

B MALI 22 12

C MALI 12 9

D MALI 2 1


Toplam =SUM(b2:b5) =SUM(c2:c5)
Bir formül çok sayıda elemanı içerebilir. Bunlar hücreler (hücre adresleri), operatörler (işleçler), sabit değerler, fonksiyonlar (SUM, AVERAGE - TOPLA, ORTALAMA gibi) ve alan adları olabilir.
Örneğin aşağıdaki ifade doğru bir formüldür:
=B1+C2*C5-10*SUM(K2:L3)-2
Anlamı: Bulunduğun hücreye; Önce K2 ila L3 alanı arasında kalan alanları topla, sonra C2 ile C5'i çarp, çıkana B1'i ekle, çıkandan 10 çıkar ve son kalandan 2 çıkar.
Bir hücreye formül girmek = tuşuna basılarak başlanır. Yazılan formül, formül çubuğunda görülür.
Bir formül girmek için:
1. Formülü girmek istediğiniz hücreyi seçin.
2. Formülden önce bir eşit işareti (=) girin. Formüle bir ad ya da fonksiyon ekleyerek başlarsanız, Excel eşit işaretini otomatik olarak ekleyecektir.
Kural: Bir formül eşit işaretiyle (=) başlamalıdır.
NOT: Bir formülü, Formül çubuğunda yer alan = simgesine tıklayarak ya da Function Wizard kullanarak daha kolay girebilirsiniz.

C. ARİTMETİK OPERATÖRLER

Formüller hücreler üzerindeki işlemleri tanımlar. İşlemler ise ya aritmetik işlemlerdir ya da fonksiyonlardır. Aritmetik işlemler aritmetik operatörler (işleçler) aracılığıyla yapılır.
Aritmetik operatörler:
Aritmetik operatörler Anlamları
+ (artı işareti) Toplama

- (eksi işareti) Çıkarma

/ (eğik çizgi) Bölme

* (yıldız işareti) Çarpma


D. HÜCRE İÇERİĞİNİ DÜZENLEMEK

Bir hücreye veri girdikten sonra değiştirilebilir. Ancak özellikle verinin uzun ya da bir formül olması durumunda veriyi değiştirmek gerekebilir. Bir hücredeki veriyi değiştirmenin çok sayıda yolu vardır:


-Formül çubuğu üzerinden seçmek.

-Hücre üzerinde çift tıklamak.

-F2 tuşuna basmak.
Bir hücredeki veriyi değiştirmenin ek kolay yolu hücrenin üzerine gelip fare ile çift tıklamaktır. Bunu yaptığınızda hücre tekrar veri girişine hazır duruma gelecektir. İstediğiniz değişiklikleri ok tuşları yardımıyla yaptıktan sonra ENTER düğmesine basara değişikliği onaylarsınız. Yapılan değişikliğin ardından ESC tuşuna basarak yapılan değişikliği iptal edebilirsiniz.
İptal (cancel) düğmesi (Klavyeden ESC tuşu ile aynı görevi taşır)
OK düğmesi (Klavyeden ENTER tuşu ile aynı görevi taşır)
E. FORMÜLÜ DEĞİŞTİRMEK

Özellikle uzun bir formülün yazılmasının ardından formülün bazı karakterinin değiştirilmesi gerektiğinde o hücreye formülün yeniden yazılması yerine formülün değiştirilmesi işlemi yapılır. Formülü değiştirmek için değişik yollar izlenebilir.


1. yol: Formülü yazdığınız hücre üzerinde çift tıklamak.

2. yol: Formülü yazdığınız hücre üzerinde F2 tuşuna basmak.

3. yol: Formül çubuğu üzerinde istenilen işlemleri yapmak.
Örneğin uzun bir formül:
=B1+C2*C5-10*SUM(K2:L3)-2
=B1+C2*C5-10*TOPLA(K2:L3)-2
II. TEMEL FONKSİYONLAR (İŞLEVLER)

Microsoft Excel'deki yerleşik fonksiyonlar, standart çalışma sayfası üzerinde temel işlemlerin yapılmasını sağlar. Fonksiyonları, çalışma sayfanızdaki formüllere girerek kullanabilirsiniz. Bir formül, bir eşit işareti (=) ile başlar ve bir değerler ve işleçler karışımı ile devam eder.


Herhangi bir fonksiyonu sihirbazı kullanmadan kullanmak isterseniz fonksiyonun kullanım biçimini bilmeniz gerekir. Özellikle alanların (hücrelerin) nasıl belirtileceğini iyi bilmek gerekir.
=SUM (A1:A19)

=TOPLA (A1:A19)

Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerleri toplar.
=AVERAGE(A1:A19)

=ORTALAMA(A1:A19)

Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerlerin ortalamasını hesaplar.

=MAX(A1:A19)

=MAK(A1:A19)

Yukarıdaki formül bulunduğu hücreye A1'den A19'a kadar olan değerlerin en büyüğünü hesaplar.


Fonksiyonları kullanmak için şunlardan birini yapın:

-Araç çubuğundan Function Wizard (İşlev Sihirbazı) düğmesini tıklayın.

-Insert (Ekle) menüsünden, Function (İşlev) komutunu seçin

-Eşittir (=) işaretine bastıktan sonra, formül çubuğundaki Function Wizard düğmesine basın


Bu sihirbaz toplam iki adımdan oluşur. İlk adım fonksiyonun seçilmesidir. İstediğiniz fonksiyonu, sağ taraftaki Function Name altından seçin. İstediğiniz fonksiyonu burada göremezseniz, sol taraftaki Function Category altından bir kategori adı tıklayın ve sağ tarafta çıkan adlardan istediğinizi seçin. Aşağıdaki tabloda kategorilerin kısa açıklamalarını bulacaksınız.
Function Category (İşlev Kategorisi):
Kategori Açıklama

Most Recently Used (En Son Kullanılan) En son kullandığınız 10 fonksiyon burada listelenir. Siz fonksiyonları kullandıkça bu listeye eklenirler.

All (Hepsi) Excel içindeki bütün fonksiyonların listesi.

Financial (Finansal) Finans ve muhasebe ile ilgili fonksiyonlar.

Date & Time (Tarih ve Saat) Zaman ve tarih ile ilgili fonksiyonlar.

Math & Trig (Metemetik ve Trigonometri) Matematik ve trigonometri ile ilgili fonksiyonlar.

Statistical (Istatistiksel) İstatistik ve analizle ile ilgili fonksiyonlar.

Lookup & Reference (Arama ve Başvuru) Belli alanlarla yapılan işlemlerle ile ilgili fonksiyonlar.

Database (Veritabanı) Veritabanı işlemleri.

Text (Metin) Metin bazlı işlemler.

Logical (Mantıksal) Mantıksal fonksiyonlar.

Information (Bilgi) Kullanıcıya bilgi vererek yardımcı olmaya çalışan fonksiyonlar.

User Defined (Kullanıcı Tanımlı) Sizin yaratacağınız fonksiyonlar burada listelenecektir. Kullanıcı tanımlı fonksiyonlar bölümüne bakın.
UYGULAMA

Microsoft Windows 9x ya da Windows 2000 yüklü bir bilgisayarda aşağıdaki uygulamaları yapın:


1. Microsoft Excel'i başlatın.

Start (Başlat) menüsünden Programs'ı işaret etmek ve Microsoft Excel'i tıklayın.

2. Basit işlemler:

Hücre içinde yer alan formülü değiştirin:

1. Hücreye tıklayınız.

2. F2 tuşuna basınız. Hücre düzenleme moduna geçiş yapıldığından yön tuşları ile hücre içersinde hareket edebilir DELETE yada BACKSPACE tuşları ile metin silebilir. Yada araya metin ekleyebilirsiniz.

3. Formül İşlemi:

Kişisel Giderler OCAK

Giyim 100

Visa 100


Cep Telefon 20

Öğlen Yemeği 20

Kitap 20

Genel Giderler

Kira 200

Telefon 20

Migros 100

Temizlikçi 60

Vergiler 20

Digiturk 20

Aidatlar 20

Sigortalar

Hayat 30

Sağlık 30

Emlak 20

Kasko 20


Vergiler

Emlak 20


Çevre 10

Otomobil

Benzin 100

Bakım 50


İşlemler:

Ocak ayının bütün giderlerini toplayın: Gider gruplarına göre ara toplamlar alın.

Her bir bölüm toplamının genel toplamdaki oranının hesaplayın. Örneğin Otomobil harcaması toplam genel gider harcamasını yüzde 10'u gibi.
Örneğe devam edin ve ŞUBAT ayının değerlerini de girin. Ardından toplamların ve tek tek değerlerin artış oranlarını hesaplayın. Daha ileri gidelim, Gelir bütçenizi de ekleyin. Giderlerinizi %10 azalttığınızda ne kadar para artırabileceğinizi hesaplayın....

GRAFİK OLUŞTURMAK

Amaçlar:


-Değişik türde grafik çizmek.

-Grafikleri biçimlemek.


I. GRAFİK ÇİZMEK

Önceki derslerde Excel'in bütçe oluşturmak gibi mali hesaplamalara bir çözüm olduğunu belirtmiştik. Hatta aylık giderlerimizi Excel'le hesaplamıştık. Bu derste ise daha önce oluşturduğumuz verileri grafiklerini çizmeye çalışacağız.


Grafik (chart), rakamlalar ifade edilen verilere görsel bir vurgu kazandırmayı sağlar. Yani siz müdürünüzün önüne aylık satış rakamlarını koymanın yanı sıra, aylık artışın göreceli büyümesini bir çubuk grafikle ifade ederseniz, daha iyi bir etki yaratmış olursunuz. İşte grafikler verilerin dili olacak şekilde, verilerimize yorum ekler.
A. GRAFİK YARATMAK

Excel'in grafik sihirbazı, bir düğme ile çalışmaya başlar ve sayfada tanımlanan veri alanını belli sayıda adımla grafik olarak biçimlendirir. Veri alanı seçildikten sonra, Chart Wizard (Grafik Sihirbazı) düğmesine basılır. Daha sonra sayfa üzerinde grafiğin yer alacağı bir dörtgen alan fare ile işaretlenir. Daha sonra aşağıdaki adımlardan geçilerek grafik çizilir:

Bu işlemler:

1.Veri alanı seçilir.

2. Grafik tipi seçilir.

3. Yerleşim şekli seçilir.

4. Grafik başlığı, eksen etiketleri, gösterge (legend) gibi elemanlar eklenir.
Ardından, çıkan grafik sihirbazı toplam 4 adımdan oluşur ve grafiği çizer.

İlk adım grafik tipinin seçildiği adımdır. Grafik türü kutusundan seçilen tiplerin alt türleri, Grafik alt türü kutusunda görünecektir. İstediğiniz ve verilerinize uygun olan grafik tipini (types) seçin.

Yaygın kullanılan grafik türleri şunlardır:

Column (sütun): Zamana göre değerlerin birbirine göre değerlerini ifade eder. Örneğin aylık giderleri göstermek için kullanılabilir.


ŞEKİL 13-1: SÜTUN GRAFİK

Line (çizgi): Zaman içindeki değişimi ifade etmede kullanılır. Örneğin USD kurunu takip için.


ŞEKİL 13-2: ÇİZGİ GRAFİK

Pie (pasta): Bir toplam içindeki değerleri payını göstermede kullanılır. Örneğin: Yıllık gelir içinde departmanların gelirlerinin oranını göstermek gibi.


Ardından verileri grafiğe yerleştirilmesi seçilir:
NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.
Veri aralığı kutusuna zaten seçili bulunan alanın adresi gelecektir. Seri yeri (Series in) seçeneklerinden, verilerin satırların mı sütunların mı grafiği çizmek için kullanılacağını belirler. İkinci sekme olan Series sekmesinden, serilerin sırası belirlenebilir.
Next (İleri) düğmesine basarak üçüncü adıma geçin. Bu adımdaki sekmelerin sayısı seçilen grafik tipine göre değişecektir. İletişim kutusunun görevi grafiğin biçimlemesini ayarlamaktır.
İpucu: Grafiği yaratılacak veri alanı seçildikten sonra F11 tuşuna basarak kolayca bir grafik yaratabilirsiniz.
B. GRAFİĞİ BİÇİMLEMEK

Grafiğin oluşturulmasının ardından grafik araç çubuğunu ve diğer biçimleme araçlarını kullanarak grafiğin rengi, özellikleri yeniden ayarlanabilir.

GÖZDEN GEÇİRME

1. Grafik türleri nelerdir ve hangi amaçla kullanılırlar.

2. Toplam satışların ürün gruplarına göre oranlarını ortaya çıkarmak için hangi grafik türü daha iyidir?

3. Dolar kurunun yıllara göre artışını göstermek için hangi grafik türünü kullanırdınız?


UYGULAMA

Microsoft Windows 9x ya da Windows 2000 yüklü bir bilgisayarda aşağıdaki uygulamaları yapın:


Grafik çizin:

Kişisel Giderler ocak şubat mart nisan toplam

Giyim 100 50 50 12 212

Visa 100 100 200 300 700

Cep Telefon 20 30 20 40 110

Öğlen Yemeği 20 30 30 30 110

Kitap 10 10 0 30 50

Kişisel Gider Toplamı250 220 300 412 1182

İşlemler:
Ocak-Nisan ayları arasındaki kişisel gider harcamalarının toplamlarını aylık değişimlerini gösterecek bir sütun (column) grafik çizin.
Dört aylık toplam giderin aylara göre dağılımını bir pasta grafikle gösterin

FONKSİYONLAR (İŞLEVLER)

Amaçlar:


-Fonksiyon Sınıflamasını Tanımak.

-Fonksiyonları Kullanmak.

-Fonksiyon Sihirbazını Kullanmak.
I. FONKSİYONLAR NE İŞE YARAR?

Daha önceki haftalarda da Microsoft Excel'in bir hesaplama aracı olduğunu belirtmiştik. Bu anlamda hesaplama için çok sayıda işlem yapılır; bunlar bir ortalama işlemi ya da bileşik faiz hesabı olabilir. İşte Excel'in bu yetenekleri Worksheet fonksiyonları (işlev) olarak adlandırılan çok sayıda hazır fonksiyon tarafından yapılır. SUM, AVERAGE (TOPLA, ORTALAMA) gibi bildiğimiz fonksiyonları örnek gösterebiliriz.


Microsoft Excel'deki yerleşik fonksiyonlar, standart çalışma sayfası ve makro sayfası hesaplamalarını yapar. Fonksiyonları, çalışma sayfanızdaki formüllere girerek kullanabilirsiniz. Bir formül, bir eşit işareti (=) ile başlar ve bir değerler ve işleçler karışımı ile devam eder. Formülün en başında bir fonksiyon görünüyorsa, herhangi bir formülde olduğu gibi, onu bir eşit işareti ile başlatmalısınız.
Örnek:

SUM fonksiyonu:

=SUM (B2:B17)

=TOPLA (B2:B17)

Yukarıdaki fonksiyonun anlamı: Bulunulan hücreye, B2 hücresinden B17 hücresine kadar olan hücreleri toplam ve yaz.
Fonksiyonlar yukarıdaki gibi basit olabileceği gibi, çok sayıda fonksiyon içeren formüller şeklinde de olabilir.
=SUM(AVG(INT(SUM(K45:K55)*3/8):M3),45) gibi uzun ve iç içe de olabilir.
Birçok işlemi yaparken fonksiyonları bilmek ve kullanmak kolaylık sağlar. Bunun yanı sıra finanstan, muhasebeye ve diğer mühendislik alanlarında çok sayıda işlemi yapmak için Excel fonksiyonları gerçek birer çözümdür.
Microsoft Excel 2000'de belli kategoriler altında çok sayıda fonksiyon vardır:
Kategori Açıklama

Most Recently Used (En Son Kullanılan) En son kullandığınız 10 fonksiyon burada listelenir. Siz fonksiyonları kullandıkça bu listeye eklenirler.

All (Hepsi) Excel içindeki bütün fonksiyonların listesi.

Financial (Finansal) Finans ve muhasebe ile ilgili fonksiyonlar.

Date & Time (Tarih ve Saat) Zaman ve tarih ile ilgili fonksiyonlar.

Math & Trig (Metemetik ve Trigonometri) Matematik ve trigonometri ile ilgili fonksiyonlar.

Statistical (Istatistiksel) İstatistik ve analizle ile ilgili fonksiyonlar.

Lookup & Reference (Arama ve Başvuru) Belli alanlarla yapılan işlemlerle ile ilgili fonksiyonlar.

Database (Veritabanı) Veritabanı işlemleri.

Text (Metin) Metin bazlı işlemler.

Logical (Mantıksal) Mantıksal fonksiyonlar.

Information (Bilgi) Kullanıcıya bilgi vererek yardımcı olmaya çalışan fonksiyonlar.

User Defined (Kullanıcı Tanımlı) Sizin yaratacağınız fonksiyonlar burada listelenecektir. Kullanıcı tanımlı fonksiyonlar bölümüne bakın.
A. FONKSİYONLARI KULLANMAK

Fonksiyonların kullanımında önemli olan her fonksiyonun gerekli parametrelerinin yazılmasıdır. Örneğin bir toplama işlemi yapılacaksa SUM fonksiyonu ile gerekli alanlar belirtilerek toplanmalıdır.


=SUM(A1:E1)

=TOPLA(A1:E1)


Yukarıdaki fonksiyon çalışma tablosundaki A1 hücresinden A10 hücresine kadar olan 10 alanı toplar.
A1

1 1000


2 2000

3 3000


4 4000

5 1000


6 =SUM(A1:E1)
SUM fonksiyonunun uygulanmasının sonucu olarak:
A1

1 1000


2 2000

3 3000


4 4000

5 1000


6 11000
B. FONKSİYON SİHİRBAZI

Karmaşık ve içiçe fonksiyonları kullanacağım zaman genellikle sihirbazı kullanırım. Çünkü elle yazarken öğeleri birbirine ayıran karakterinden tutunda daha birçok olası sorun bizi beklemektedir. Bu nedenle birkaç fare tıklamasıyla fonksiyonları kullanmak için fonksiyon sihirbazı çok yararlıdır.


Fonksiyon sihirbazını başlatmak:
Fonksiyon sihirbazını başlatmak için, genellikle veri alanı içinde formülünü konulacağı ya da işlemin yapılıp sonucun konulacağı hücre üzerine gelindikten sonra, araç çubuğunda Function Wizard (İşlev Sihirbazı) düğmesi tıklanır. Ardından sihirbaz ekranı karşınıza gelir.
Sihirbaz toplam iki adımdan oluşur. İlk adım fonksiyonun seçilmesidir. İstediğiniz fonksiyonu, sağ taraftaki Function Name (Fonksiyon Adı) altından seçin. İstediğiniz fonksiyonu burada göremezseniz, sol taraftaki Function Category (Fonksiyon Kategorisi) altından bir kategori adı tıklayın ve sağ tarafta çıkan adlardan istediğinizi seçin.

Not: Excel'de yer alan mevcut fonksiyonlara ek olarak finansal ve bilimsel alanda kullanılan diğer fonksiyonları da fonksiyon listesine eklemek ve kullanmak istiyorsanız Tools menüsünden Add-Ins komutu ile ek fonksiyon kütüphanelerini (Analysis Toolpak) yükleyiniz.


II. SIK KULLANILAN FONKSİYONLAR

Tarih ve saat fonksiyonları, tarih ve saat (zaman) bilgisinin elde edilmesi ve işlenmesini sağlar.


DATE Fonksiyonu:

Excel'de her güne bir seri numarası verilir. DATE fonksiyonu belirtilen bir tarihin (günü) seri numarasını verir.

=DATE(yıl, ay, gün)

=TARİH(yıl, ay, gün)

Sonucunda o tarihin numarası elde edilir.

TODAY Fonksiyonu:

Bulunulan günü verir. Genellikle sistem tarihinden gün bilgisini alarak işlem yapıldığında kullanılır.

=TODAY() - "1/1/2001"

= BUGÜN()

Yukarıdaki ifade ile bugün ile yıl sonu arasında kaç gün olduğu hesaplanır.

TIME Fonksiyonu:

Zamanın seri numarası olarak karşılığını verir. Bir günün başlangıç anı 0 ile, bitiş anı da 0.9999 değeri ile ifade edilir.

=TIME(saat, dakika, saniye)

Sonucunda o zaman değerinin numarası elde edilir.

NOW Fonksiyonu:

O anki zamanı tarih ve zaman olarak verir. Diğer bir deyişle o anki zamanı gün, ay, yıl ve saat olarak verir.

=NOW()

= ŞİMDİ()



Sonucunda o anın değeri elde edilir.

INT Fonksiyonu:

Belirtilen bir sayıyı tam sayıya yuvarlar.

=INT(2.34)

Sonucu: 2

=TAMSAYI()

Örneğin rastgele üretilen bir değeri tamsayıya çevirmek için:

=INT(RAND()+1)

Sayısal loto sayısı üretmek:

=TAMSAYI((S_SAYI_ÜRET()*49)+1)

PRODUCT Fonksiyonları

Verilen sayıları çarpar.

=PRODUCT(3,7)

ya da


=ÇARPIM(3,7)

Sonucu: 21

RAND Fonksiyonu:

0 ile 1 arasında rastgele bir sayı üretir.

=S_SAYI_ÜRET()

=RAND()


RAND() fonksiyonu 0 ile 1 arasında bir gerçek bir sayı üretir. Bu nedenle genellikle bir sayı ile çarpılır ve tamsayıya çevrilerek kullanılır.

=Int(Rnd(1) * 49) + 1


Yukarıdaki fonksiyon her çalıştığında 1 ila 48 arasında bir sayı üretir.

ROUND Fonksiyonu

Tanımlanan bir sayıyı belirtilen ondalık uzunluğa yuvarlar.

=ROUND(sayı, hane sayısı)

=ROUND(42.789, 1)

=YUVARLA(42.789, 1)

Sonucu: 42.72

EXCEL'in en yaygın kullanıldığı alanlardan birisi de finanstır (mali işler). Çok sayıda finansal fonksiyonun kullanımını öğrenerek mevcut ticari işlemlerinizi kolaylaştırabilir ya da yeni çözümler ve uygulamalar yapabilirsiniz.


PMT Fonksiyonu:

En yaygın kullanılan finansal (mali) fonksiyondur. Payment (ödeme) fonksiyonu, belli bir faiz oranı üzerinden n dönem sonunda gerçekleşecek nakit girişi ya da çıkışını hesaplar.

=PMT(ana para, faiz, süre)

Örnek: Yıllık %90 faizle 400 milyon liralık malı 12 ay taksitle almak için ne kadar ödeme yapmanız gerekir?

=PMT(%90/12;12;-400000000)

III. UYGULAMA

Microsoft Windows 9x ya da Windows 2000 yüklü bir bilgisayarda aşağıdaki uygulamaları yapın:
1. Ay ortalamalarını, giderlerin önceki aya göre artış oranlarını hesaplayan formülleri yazın.
2. ROUND fonksiyonunu kullanarak virgüllü çıkan sonuçları tam yuvarlatın.
3. INT fonksiyonunu kullanarak virgüllü çıkan sonuçları tam sayıya çevirin.
4. İşlemleri elle ve daha sonra da Fonksiyon Sihirbazıyla yapın.
Veri:

Kişisel Giderler ocak şubat Artış Oranı? mart nisan toplam

Giyim 100 50 =? 50 12 212

Visa 100 100 200 300 700

Cep Telefon 20 30 20 40 110

Öğlen Yemeği 20 30 30 30 110

Kitap 10 10 0 30 50

Kişisel Gider Toplamı250 220 300 412 1182

Ay Ortalamaları ? ? ? ? ? ? ?

GÖZDEN GEÇİRME

1. Fonksiyon (işlev) kullanmanın deneyimli bir kullanıcıya ne gibi yararları olabilir?

2. Finansal fonksiyonlar nelerdir? Örnek veriniz.

3. Kullanıcı kendi fonksiyonunu yazabilir mi? Bu ne gibi yararlar sağlar?

VERİ ANALİZİ

Amaçlar:

-Verileri filtrelemek.

-Sıralama ve alt toplamlar almak.

I. VERİ ANALİZİ

Veri analizi, Excel'in normal hesaplama yeteneklerinin dışında özellikle stok kayıtları, personel kayıtları gibi kayıt olarak düzenlenmiş veriler üzerinde yapılan özel düzenleme işlemlerini kapsar. Bunların başında verilerin filtrelenmesi (süzme), ara toplamların (subtotal) alınması ve verilerin sıralanması gelir.

A. VERİLERİN SIRALANMASI

Dikkat ederseniz, düzenli çıktılar belli bir alana göre sıralıdır. Adına göre, soyasında göre vb. sıralama (sort) işlemi bir çalışma tablosunda yer alan bilgilerin belli bir sütuna göre sıralanmasıdır. Örneğin Excel içinde saklanan personel bilgileri, ürün bilgileri gibi belli sütunlardan oluşmuş düzenli tabloların belli sütunlarına göre sıralanması o tabloların daha kullanış olmasını sağlar.

Sıralama işlemi bizim bütçe tablolarımıza çok gerekmeyeceğinden öğrenci listesi üzerinde sıralama işlemini açıklayalım:
Tablo: Öğrenciler tablosu
ADI SOYADI BÖLÜMÜ I VİZE

Ahmet Yılmaz İşletme 39

Mehmet Demir İşletme 40

Ayşe Kazanç Ekonomi 90

Nuri Yılmaz İşletme 77

Zeki Yazar İşletme 60

Bekir Kangal Ekonomi 49

Suat Konya Ekonomi 66

Tablo: Ada göre sıralı
ADI SOYADI BÖLÜMÜ I VİZE

Ahmet Yılmaz İşletme 39

Ayşe Kazanç Ekonomi 90

Bekir Kangal Ekonomi 49

Mehmet Demir İşletme 40

Nuri Yılmaz İşletme 77

Suat Konya Ekonomi 66

Zeki Yazar İşletme 60


Microsoft Excel, verinin biçimine değil, taşıdığı değere göre düzenlemek için belirli bir sıralama düzeni kullanır. Ascending (Küçükten büyüğe) bir sıralamada, Excel alfabetik sıralamayı kullanır.
Sıralama işlemi:
1. Sıralanacak alan üzerindeki bir hücreye tıklayın. (ya da sıralanacak verileri seçin)

2. Data (Veri) menüsünden Sort (Sıralama) komutunu seçin.

3. Sort by kutusundan hangi sütuna göre sıralanacağını seçin.

4. OK düğmesine tıklayarak sıralamayı yapın.


ÖNEMLİ: Sort (sıralama) iletişim kutusunda yer alan Header row (Başlık Satır var) ve No header row (Başlık Satırı Yok) seçeneği tablonun sütün başlıklarının olup olmaması ile ilgilidir. Eğer tabloda sütun başlığı varsa Excel otomatik olarak Header row seçeneğini seçer ve sıralamada bu sütun başlıklarını kullanır. Eğer sütun başlıklarının sıralamada kullanmak istemiyorsanız o zaman No header row seçeneği seçilir. Bu durumda Sort by (Sıralama ölçütü) alanında sütunlar Column1, Column2 olarak görülür.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.

Şekil 15-1: Sıralama İşlemi

B. VERİLERİN FİLTRELENMESİ

Bir listeyi filtreleyerek (süzerek), sadece belirttiğiniz kriterlere uygun satırları görüntüleyebilirsiniz. Örneğin listede yalnızca İşletme bölümü öğrencileri görmek gibi.

Özellikle uzun listelerle uğraşırken ya da belli özelliklere göre verileri ayırmak isterseniz Excel'in filteleme özelliklerinden yararlanabilirsiniz.

Bir tablo üzerinde filtreleme yapmak için şu işlemler seçilir:

1. Tablo ya da tablo içindeki bir hücre seçilir.

2. Data (Veri) menüsünden Filter (Süz) işaret edilir. Ardından AutoFilter seçeneği seçilir.

3. Bu düzenlemenin ardından otomatik filtre kutuları sütunların başlıklarına yerleştirilir.

Ardından istenilen değerler seçilerek filtreleme yapılır.

Filtre kutularında o sütunun değerleri, All ve Top 10 seçenekleri yer alır. All seçeneği özellikle yapılan bir filtrelemenin arından tüm listeye tekrar dönülmesini sağlar. Top 10 seçeneği ise ilk on kaydın seçilmesini sağlar.

Listeden Otomatik Filtre Oklarını Kaldırmak için:

Data (veri) menüsünden Filter (süz) komutunu işaretleyin, sonra tekrar AutoFilter (Otomatik Süz) seçeneğini tıklayın.

Bir sütunda yapılan filtreyi kaldırmak ve verilerin tamamını tekrar görmek için; sütunun okunu kullanarak seçenekleri açılır ve All seçeneği seçilir.
Bunun dışında filtrelenen bir listede saklanan tüm satırları yeniden görüntülemek için;

Data (veri) menüsünden Filter (Süz) komutunu işaretleyin, sonra Show All (Tümünü Göster) komutunu tıklayın.

İPUCU: Verilerin filtrelenmesi (süzülmesi) özellikle satış bilgileri gibi belli bir düzende hazırlanmış veriler üzerinde yapılacak işlemlerdir. Örneğin illerinde içinde bulunduğu bir satış bilgilerine bakarken, illere göre filtreleme yapmak istemez misiniz? Örneğin İzmir ilinin satışları, İstanbul satışlar ya da Adana satışları gibi.

UYGULAMA


1. Sıralama:

Tablo: Öğrenciler tablosu

ADI SOYADI BÖLÜMÜ I VİZE

Ahmet Yılmaz İşletme 39

Mehmet Demir İşletme 40

Ayşe Kazanç Ekonomi 90

Nuri Yılmaz İşletme 77

Zeki Yazar İşletme 60

Bekir Kangal Ekonomi 49

Suat Konya Ekonomi 66

Yukarıdaki veri üzerinde şu sıralamaları yapın:

Ada göre artan

Ada göre azalan

Nota göre artan

Nota göre azalan

Önce bölümüne ve sonra adına göre artan.

2. Filtreleme:

Bölümlere göre filtreleme işlemleri yapın.

GÖZDEN GEÇİRME

1. Sıralamanın yararları nelerdir?

2. Filtrelemenin yararları nelerdir?
ÖZET TABLOLAR OLUŞTURMAK

Amaçlar:

-Özet tabloları tasarlamak.

-Özet tablolar üzerinde işlemler yapmak.

I. PİVOT TABLOLAR

Sıralama ve süzme, çalışma tablolarımıza özetleme görünüm ve sorgulama bakımından özellikler katar. Bu özelliklerin yanı sıra, Excel bir de özet tablo (pivot table) olarak daha gelişmiş bir yeteneğe sahiptir.

Pivot tablolar (Özet tablolar), Excel'in en gelişmiş özelliklerinden birisidir. Verileri gruplamayı, alt toplamlar almayı sağlar. Bunun dışında dış veritabanlarına bağlanmayı sağlayan gelişmiş bir bölümdür.

Özet tablolar, sum (topla), count (say), average (ortalama )gibi sizin belirleyeceğiniz bir işlev kullanarak veriyi özetleyebilir. Alt toplamları veya genel toplamları otomatik olarak ekleyebilir. Bunun dışında hesaplanmış alanlar veya öğeler ekleyerek kendi formüllerinizi kullanabilirsiniz.

Excel 2000 içinde Pivot tablolar Web sayfası üzerinde yayınlanabilir. Böylece kullanıcılar bir Web browser (Internet Explorer) aracılığıyla datalara erişebilirler.

A. BİR PİVOT TABLO YARATMAK

Özet tablo yaratmak için, çözümlemek istediğiniz veriyi bulmanıza ve düzenlemenize yardımcı olarak kullanacağınız Pivot Table Wizard kullanın. Başlamak için, Data (veri) menüsünden Pivot Table (Özet Tablo ve Özet Grafik Sihirbazı) seçeneğini tıklayın.
Çıkan iletişim kutusu, toplam dört adımdan oluşan özet tablo sihirbazının ilk adımını oluşturur ve size özet tabloyu oluşturacak verilerin nereden alınacağını soracaktır.

Genelde kullanılan veriler doğrudan Excel'de yaratılan tablolardır (Microsoft Excel list or database) Ancak istenirse dış bir veri kaynağı ile (Access vb.) yaratılan veriler, birden fazla sayfadan oluşan veriler ya da diğer bir özet tablosu kullanılabilir. İstediğiniz seçeneği işaretledikten sonra Next düğmesine basarak ikinci adıma geçin.

İkinci adım, ilk adımda seçilen seçeneğe göre verilerin yerinin belirtilmesidir. Ardından Next düğmesine basın.

Ardından üçüncü adımda Pivot tablonun yaratılacağı yer sorulur. Bu yer mevcut çalışma tabosu (existing worksheet) ya da yeni bir çalışma tablosu (new worksheet) olabilir.


Şekil 16-1: Özet Tablo Tasarımı

Dördüncü adım özet tablonun oluşturulduğu asıl adımdır. İletişim kutusunun sağ tarafında seçilen alanın başlıkları bulunur. Bu başlıkları sürükleyip gerekli yerlere bırakarak özet tabloyu oluşturmanız gerekir.

Örnek: Satışlar tablosu

Tarih Ürün Grup Fiyat

1/1/2001 Domates Sebze 300

1/1/2001 Patates Sebze 399

1/1/2001 Elma Meyve 400

1/1/2001 Domates Sebze 300

1/1/2001 Elma Meyve 400

2/1/2001 Elma Meyve 400

2/1/2001 Domates Sebze 300

Yukarıdaki tabloda, Excel Pivot Tablosu bize ürün gruplarının toplam fiyatlarını kolayca verebilir.

Örnek: Satışlar özet tablosu:

Tarih Ürün Grup Fiyat

1/1/2001 Domates Sebze 300

1/1/2001 Patates Sebze 399

1/1/2001 Domates Sebze 300

2/1/2001 Domates Sebze 300


Sebze Top 1299
1/1/2001 Elma Meyve 400

2/1/2001 Elma Meyve 400

1/1/2001 Elma Meyve 400

Meyve Top 1200


NOT: Veri alanına yerleştirilen alana göre ortadaki veri alanı üzerinde yapılacak işlem veri tipine göre SUM olarak belirlenir. Bu işlem (fonksiyon) değiştirilebilir.

UYGULAMA


Tablo:

Tarih Ürün Grup Fiyat

1/1/2001 Domates Sebze 300

1/1/2001 Patates Sebze 399

1/1/2001 Elma Meyve 400

1/1/2001 Domates Sebze 300

1/1/2001 Elma Meyve 400

2/1/2001 Elma Meyve 400

2/1/2001 Domates Sebze 300

Yukarıdaki tablo üzerinde; ürünleri gruplarına göre fiyat toplamını ve grup içindeki eleman sayısını gösteren bir Pivot Tablosu yapın.


GÖZDEN GEÇİRME
1. Pivot Tablosu'unun yararlarını açıklayın?

2. Pivot tablo içinde hangi fonksiyonlar kullanılabilir? COUNT fonksiyonun kullanılabileceği bir durumun örneğini verebilir misiniz?


INTERNET VE INTRANET İŞLEMLERİ

Amaçlar:

-Tabloyu Web Sayfası Olarak Kaydetmek ve Yayınlamak.

-Web Araç Çubuğunu Kullanmak.

I. INTERNET VE INTRANET ÖZELLİKLERİ

Hızla yayılan Internet erişimi, Excel kullanıcıların da birtakım Web ile ilgili işlemler yapmasını sağlar. Örneğin verilerini Web sayfası olarak kaydedebilmek gibi. Excel 2000'de yer alan Internet ve Intranet olanakları içinde Web sayfası tasarlama, Web klasörlerin erişmek, E-mail göndermek gibi özellikler yer alır.

A. WEB SAYFASI YARATMAK

Excel 2000 ile Web sayfası yaratmak için değişik yöntemler kullanabilirsiniz. Bu iş için tasarlanmış sihirbaz ya da şablonları kullanarak bir Web sayfası (web sitesi) tasarlayabileceğiniz gibi herhangi bir Excel çalışma kitabını ya da sayfasını Web sayfası olarak tasarlayıp Web Page olarak kaydedebilirsiniz. Bu işlem sırasında sayfa HTML koduna (Web sayfalarının yaratılmasında kullanılan dil) çevirilir.

Bir Çalışma Kitabını Web Sayfası Olarak Kaydetmek:

Excel 2000 içinde hazırlanan bir çalışma kitabının (workbook) normal Excel dosyası ya da Web sayfası olarak kaydedilmesi herhangi bir format kaybına neden olmaz. Excel 2000'in bu özelliği dual-format olarak adlandırılmıştır.

Bir belgeyi Web sayfası olarak kaydetmek için:

1. File (Dosya) menüsünden Save As Web Page (Web Sayfası Olarak Kaydet) komutuna tıklayın.

2. Web sayfasının yeri seçilir ve adı girilir.

B. PİVOTTABLE VE PİVOTCHART'LARIN WEB SAYFASI OLARAK KAYDEDİLMESİ

Önceki haftada Pivot Tablolarında ne kadar yararlı olduğundan bahsetmiştik. Excel 2000 ile gelen yeniliklerin başında Pivot tablo ve grafiklerinin Web page olarak kaydedilmesi ve yayınlanması gelmiştir.

Bu işlemi yapmak için:

İçinde PivotTable ya da PivotChart olan çalışma kitabı File (Dosya) menüsünden Save As Web Page (Web Sayfası Olarak Kaydet) olarak kaydedilir. Bu işlem sırasında bütün Workbook mu yoksa bir sheet mi yayınanacak, ayrıca interactivity seçeneği ile de Pivot tablo üzerinde işlem yapılaması sağlanır. Bu düzenlemelerin ardından Excel bilgilerin yayınlanır.

NOT: Bu dokümanlar Faruk Çubukçu tarafından hazırlanmıştır. Burada adı geçen ticari ünvanlar ve markalar bilgi amaçlı kullanılmışlardır ve kendi imtiyazlarına sahiptirler. Bu dokümanlar ticari amaçlı olarak kullanılmaz. Daha fazla bilgi için www.farukcubukcu.com adresine bakınız.


C. WEB SAYFASINI INTRANET/INTERNET ÜZERİNDE YAYINLAMAK

Eğer şirketinizde bir Intranet varsa ya da Internet'e erişim varsa Excel 2000 ile hazırlanan Web sayfaları Web folder (Web server üzerindeki klasörler) üzerine kayıt edilebilir.

Web sayfasını Internet üzerinde yayınlamak (ya da erişilebilir hale getirmek) için Web sayfasının bir Internet Servis sağlayıcı tarafından yayınlanması ya da bilgisayarınıza Web Server yazılımını yüklenmesi gerekir.

Web Server Üzerindeki Bir Web Sayfasını Açmak:

1. Standart araç çubuğunda yer alan Open (Aç)düğmesine tıklayın.

2. Places Bar üzerinde Web Folders seçeneğine tıklayın. Ardından Web sayfanızın bulunduğu klasör üzerinde çift tıklayın.

3. Listede yer alan Web sayfanızı açmak için üzerinde çift tıklayın.

D. WEB ARAÇ ÇUBUĞU

Excel 2000 ortamında yer alan Web araç çubuğu Intranet ve Internet erişiminde kolaylık sağlamak için geliştirilmiştir. Web araç çubuğunda ileri/geri düğmeleri, Internet üzerinde arama (search) düğmesi, Favorites düğmesi ile sık kullanılan sitelere, kanallara erişim sağlanır.
Bunun dışında Web araç çubuğunda yer alan adres araç çubuğu istenilen yerel adreslerin ve Internet adreslerinin yazılarak erişimin sağlandığı bir bölüme de sahiptir. Bu adresler URL (Uniform Resourse Locator) olarak yazılabilir.
UYGULAMA

Belgenin HTML olarak kaydedilmesi

Bir belge yaratın ve normal (.xls) olarak kaydedin. Daha sonra aynı belgeyi Web Page olarak kaydedin.

GÖZDEN GEÇİRME

1. Şirketiniz için bir Intranet nasıl tasarlanır. Sizce Intranet içinde yer alması gereken ortak bilgiler nelerdir?

2. Web folder nedir? Nerede yer alır?


MAKROLAR

Amaçlar:

-Makrolar oluşturmak.

-Makrolar çalıştırmak.


I. MAKRO NEDİR

Sürekli bir Excel kullanıcısıysanız, hep aynı verileri karşınızda görürsünüz. Satışlar tablosu gibi. Ayrıca, bir de sürekli aynı işlemleri yaparsınız: Satışların ortalamaları ve bazı istatistikleri gibi. İşte makrolar sizin için.

Makrolar sık sık yapılan işleri otomatikleştirmek için hazırladığımız tanımlardır. Daha sonra bu işlemi yeniden yapmak için makroyu çalıştırırız. Özellikle, Microsoft Excel'de belirli bir işi süreli (yinelemeli) yapıyorsanız, örneğin bir grafik çizmek ve yazıcıya yollamak gibi; bu işi makro ile otomatik hale getirebilirsiniz.

NOT: Makro, belli bir işi yapmak üzere tasarladığınız ve istediğiniz an çalıştırabileceğiniz bir Visual Basic modulü içinde depolanmış komutlar ve fonksiyonlar dizisidir. Excel içinde kayıt ederek (record) ya da Visual Basic editörü ile program yazarak yaratılabilir.


A. MAKRO TÜRLERİ

Makroları, oluşturma yöntemine göre iki grupta toplayabiliriz.


. Kayıt (Record) Yöntemi ile makro oluşturma.

. Visual Basic Editörü ile makro oluşturma. Bu işlem program yazmak anlamına geliyor.


Makro kaydetmek, aynı bir film kaydı gibidir. İşlemi bir kez olmak üzere yaparken kaydedersiniz. Ardından bu kaydı istediğiniz kadar çalıştırırsınız.
B. MAKRO GELİŞTİRMEK

Bir makro belli bir işi yerine getirmek üzere hazırlanır:


Bir Makro kaydetmek:
1. Tools (Araçlar) menüsünden Macro (Makro) komutunu ve Record New Macro (Yeni Makro Kaydet) komutunu seçin .

2. Macro Name kutusuna makro için bir ad yazın . Örneğin "AyToplam".

3. Store macro in kutusundan makroyu kaydetmek istediğiniz yeri seçin. Eğer makronuzun Excel'in her yerinde geçerli olmasını istiyorsanız ; makronuzu XLStart klasöründeki, Personal Macro Workbook a kaydedin.
Saklama yerleri:
This Workbook (Bu Çalışma Kitabı): Bulunulan çalışma kitabına.
New Workbook (Yeni Çalışma Kitabı): Yeni bir çalışma kitabına
Personal Macro Workbook (Kişisel Makro Çalışma Kitabı) : Sadece makroların bulunduğu özel bir çalışma kitabına.
Makronuzun bir açıklama içermesi için Description (Açıklam) kutusuna açıklamanızı yazabilirsiniz. (Bu açıklama makronun yaptığı iş olabilir).
4. OK düğmesine tıklayarak makro kayır işlemine başlanır.

5. Makroya kaydetmek istediğiniz işlemleri yapın.


6. Kaydı bitirmek için Stop Recording (Kaydı Durdur) düğmesine tıklayın..
İPUCU: Makro kayıt ederken genellikle temiz (hatasız) bir kullanım gerekir. Eğer kayıt sırasında hata yapılırsa bu hatalar makronun çalıştırılmasında da karşımıza gelir. Bunun dışında kayıt ederken durum çubuğunda "Recording" açıklaması yer alır.

C. MAKROLARI ÇALIŞTIRMAK

Hazırladığınız bir makroyu değişik yöntemlerle çalıştırabilirsiniz:
Makroyu Microsoft Excel, Tools (Araçlar) Menüsünden Çalıştırmak:
1. Tools (Araçlar) menüsünden, Macro menüsü oradan da istenen makro seçilir.

2. Macro Name (Makro Adı) kutusundan, çalıştırmak istediğiniz makronun adını yazın.Yada altındaki listeden çalıştırmak istediğiniz makroyu seçin.

3. Run (Çalıştır) düğmesine tıklayın.
Ayrıca çalışma tablosuna bir grafik nesne ekleyip, ardında onun üzerinde sağ tıklayıp makronun bu grafik nesneye tıklanmasıyla çalıştırılması sağlanır.
UYGULAMA

Öğrencilerin notlarını gösteren bir grafiği hazırlayan makro hazırlayın:


ADI SOYADI BÖLÜMÜ I VİZE

Ahmet Yılmaz İşletme 39

Mehmet Demir İşletme 40

Ayşe Kazanç Ekonomi 90

Nuri Yılmaz İşletme 77

Zeki Yazar İşletme 60

Bekir Kangal Ekonomi 49

Suat Konya Ekonomi 66


GÖZDEN GEÇİRME
1. Makrolara neden ihtiyaç duyarız? Örnekleyiniz.

2. Bir makro yaratmak için ne gibi yollara sahibiz?



3. Bir makroyu çalıştırmak için ne gibi yollara sahibiz?







Verilənlər bazası müəlliflik hüququ ilə müdafiə olunur ©azrefs.org 2016
rəhbərliyinə müraciət

    Ana səhifə